Alles rund ums Thema Verwaltungsrat

Im folgenden Artikel werden Sie mehr über das Thema «Verwaltungsrat» erfahren. Für Verwaltungsratsmitglieder von kotierten Gesellschaften gelten besondere Vorschriften, auf diese Regeln wird hier nicht eingegangen.

Das Handeln vom Verwaltungsrat zieht die Erstellung bestimmter Dokumente nach sich. Wir werden hier näher darauf eingehen und erläutern, wie diese Anforderungen effizient und rechtssicher erfüllt werden können.

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1. Verwaltungsrat: was ist das?

Der Verwaltungsrat (auf Englisch «board of directors» oder «BoD»; auf Französisch «conseil d’administration») ist das oberste Exekutivorgan einer Aktiengesellschaft nach schweizerischem Recht. Die Mitglieder des Verwaltungsrats werden von den Aktionären der Gesellschaft gewählt, die in einer Generalversammlung versammelt sind. Die Generalversammlung der Aktionäre ist das oberste Organ jeder Aktiengesellschaft, und zwar nicht zuletzt deshalb, weil sie die Befugnis hat, die Mitglieder des Verwaltungsrats nicht nur zu wählen, sondern auch abzuberufen.

2. Was ist der Unterschied zwischen Verwaltungsrat und Aufsichtsrat?

Der Begriff Aufsichtsrat stammt aus dem deutschen Gesellschaftsrecht und bezeichnet ein gesetzlich vorgeschriebenes Organ.

Der Aufsichtsrat und der Vorstand sind die beiden wichtigsten Gremien eines Unternehmens in Deutschland. Unterschiede bestehen allerdings in den Aufgaben der beiden Gremien. Der Aufsichtsrat übernimmt die Funktion eines Kontrollorgans in Unternehmen. Im Unterschied zum Vorstand greift er nicht in das operative Tagesgeschehen ein. Stattdessen überwacht er die Unternehmensleitung.

In Schweizer Gesellschaften gibt es keine Unterscheidung zwischen Vorstand und Aufsichtsrat: Beide Organe und ihre Funktionen sind im Verwaltungsrat zusammengefasst.

3. Warum braucht man einen Verwaltungsrat?

Eine Aktiengesellschaft muss mindestens zwei Organe haben: eine Generalversammlung der Aktionäre und einen Verwaltungsrat, der das leitende Organ ist. Ohne eines dieser beiden Organe kann die Aktiengesellschaft nicht rechtsgültig existieren.

4. Verwaltungsrat Rechte und Pflichten

Der Verwaltungsrat setzt sich aus natürlichen Personen zusammen. Sie alle unterliegen einer Reihe von Regeln, die Rechte und Pflichten gegenüber der Gesellschaft und den Aktionären und in gewissem Masse auch gegenüber Dritten, die mit der Gesellschaft zu tun haben, festlegen. In folgenden Absätzen werden wir einen genauen Blick auf die erwähnten Rechte und Pflichten werfen.

4.1. Oberste Geschäftsleitung

Die grundlegende Aufgabe des Verwaltungsrats besteht darin, die oberste Leitung der Gesellschaft auszuüben. Dies umfasst eine bestimmte Liste von Aufgaben und Kompetenzen, die im Gesetz aufgeführt sind (zum Beispiel, die Festlegung der Organisations- und Rechnungslegungsvorschriften, die Vorbereitung der Generalversammlung, die Ernennung und die Beaufsichtigung der Geschäftsleitung) und die der Verwaltungsrat nicht delegieren darf.

4.2. Delegation und Geschäftsführung

Die Aktionäre können dem Verwaltungsrat ermächtigen, die Geschäftsführung ganz oder zum Teil an einzelne Mitglieder oder an Dritte zu übertragen. Der Beschluss der Generalversammlung muss in den Statuten der Gesellschaft festgehalten werden, und der Verwaltungsrat muss den Umfang und die Modalitäten dieser Übertragung in einem Organisationsreglement festlegen. Das Gesetz lässt in dieser Hinsicht eine grosse Flexibilität zu. In der Praxis hängt dies natürlich von der Grösse und der Art der Tätigkeit der Gesellschaft ab. Sehr häufig wird die Geschäftsführung an ein Managementteam delegiert, das sich um das Tagesgeschäft kümmert (Personal, Vertrieb, Buchhaltung, IT-Sicherheit usw.), und dessen Mitglieder im Verwaltungsrat sein können oder auch nicht. Im ersten Fall spricht man von einem oder einer Delegierten des Verwaltungsrats.

4.3. Sorgfaltspflicht und Treuepflicht

Die Mitglieder des Verwaltungsrates müssen ihre Aufgaben mit aller Sorgfalt erfüllen und die Interessen der Gesellschaft in guten Treuen wahren. Die gilt auch für Dritte, die mit der Geschäftsführung befasst sind.

Die Gerichte legen diese Sorgfalts- und Treuepflicht sehr weit aus. Der Umfang dieser Pflichten kann anhand konkreter Situationen veranschaulicht werden. Wenn eine Gesellschaft beispielsweise eine Finanzierung benötigt, müssen die Verwaltungsratsmitglieder mit der gebotenen Sorgfalt die verschiedenen Optionen (Kapitalerhöhung oder Fremdfinanzierung usw.) bewerten und die bestmöglichen Bedingungen aushandeln.

Es ist auch ratsam, die Entscheidungsfindung zu dokumentieren (siehe «Welche Dokumente brauche ich, um einen Beschluss des Verwaltungsrats festzuhalten»), und sei es nur, um zu beweisen, dass die Verwaltungsratsmitglieder ein ordnungsgemässes Verfahren eingehalten haben.

Die Treuepflicht bedeutet, dass sich die Mitglieder des Verwaltungsrats vom Interesse der Gesellschaft leiten lassen müssen. Dies erfordert insbesondere, dass Interessenkonflikte so weit wie möglich vermieden und die erforderlichen Massnahmen zur Wahrung der Gesellschaftsinteressen getroffen werden. Wenn ein Verwaltungsratsmitglied ein persönliches Interesse daran hat, einen Vertrag mit der Gesellschaft abzuschliessen (zum Beispiel bei einem Darlehen an einen Verwaltungsrat oder Verwaltungsrätin), sollte er oder sie nicht an den Entscheidungen der Gesellschaft mitwirken (sog. Ausstandspflicht). Schliesslich versteht es sich von selbst, dass ein treues und sorgfältiges Verwaltungsratsmitglied Informationen über die Angelegenheiten der Gesellschaft für sich behalten muss (Geheimhaltungspflicht).

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5. Wer kann Verwaltungsrat werden?

5.1. Nur natürliche Personen

Mitglied des Verwaltungsrats kann nur eine natürliche Person sein. Ein Mitglied des Verwaltungsrats muss nicht Aktionär sein, wobei es selbstverständlich möglich ist, Verwaltungsratsmitglied und Aktionär zu sein.

5.2. Verwaltungsrat und CEO

Es ist auch möglich, gleichzeitig Verwaltungsrat und CEO (bzw. Verwaltungsrat und Geschäftsführer(in)) zu sein.

5.3. Gibt es fachliche Anforderungen?

Das Gesetz sieht keine sachlichen oder fachlichen Anforderungen an Verwaltungsräte vor. Es ist den Aktionären überlassen, je nach den Erfordernissen der Gesellschaft selbst zu entscheiden, wer im Verwaltungsrat sitzen soll. Es kann sogar für eine Gesellschaft vom grossen Vorteil sein, wenn die Mitglieder über verschiedene fachliche Qualifikationen verfügen.

Die im Gesetz vorgesehenen Rechte und Pflichten der Verwaltungsratsmitglieder setzen jedoch voraus, dass diese in der Lage sind, sie zu erfüllen. Dies bedeutet in der Praxis, dass sie über die beruflichen Fähigkeiten und vor allem über die Zeit verfügen, ihre Aufgabe zu erfüllen.

5.4. Nationalität und Wohnsitz

Es bestehen grundsätzlich auch keine Vorschriften im Hinblick zu der Nationalität und den Wohnsitz der Verwaltungsräte. Zwingend ist, dass die Gesellschaft durch eine Person mit Wohnsitz in der Schweiz vertreten wird. Dieses Erfordernis kann durch einen Verwaltungsrat oder Geschäftsführer erfüllt werden.

5.5. Wie viele Verwaltungsräte braucht eine Aktiengesellschaft?

Der Verwaltungsrat kann aus einem oder mehreren Mitgliedern bestehen und muss einen Präsidenten oder eine Präsidentin einsetzen.

6. Beschlüsse des Verwaltungsrats

6.1. Wann ist der Verwaltungsrat beschlussfähig?

Der Verwaltungsrat fasst seine Beschlüsse grundsätzlich in seinen Sitzungen (Ausnahme: Zirkularbeschlüsse, siehe unten) im Plenum. Die Sitzungen werden von dem Präsidenten oder der Präsidentin einberufen. Das Gesetz sieht keine Mindestanwesenheitspflicht für die Entscheidungsfindung vor. In der Praxis und zur Gewährleistung einer guten Unternehmensführung sehen die Statuten der Gesellschaft, der Aktionärbindungsvertrag und/oder das Organisationsreglement vor, dass eine bestimmte Anzahl von Verwaltungsratsmitgliedern (oft die Mehrheit) an den Sitzungen teilnehmen muss, damit der Verwaltungsrat debattieren und Entscheidungen treffen kann.

6.2. Mehrheitserfordernisse

Das Gesetz sieht vor, dass der Verwaltungsrat Entscheidungen mit der Mehrheit der anwesenden Stimmen trifft, nach dem Prinzip “ein Mitglied des Verwaltungsrats, eine Stimme”. Dies ist ein grundlegender Unterschied zur Generalversammlung, in der das Prinzip “eine Aktie, eine Stimme” gilt, was den sehr persönlichen Charakter des Verwaltungsrats unterstreicht.

In den oben genannten Dokumenten können andere Quoren vorgesehen werden, wie zum Beispiel qualifizierte Mehrheiten für besonders wichtige Entscheidungen, wie den Erwerb von Immobilien oder Transaktionen, an denen die Gesellschaft und die Verwaltungsratsmitglieder und/oder Aktionäre selbst beteiligt sind.

6.3. Stichentscheid des Präsidenten

Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Präsidenten oder der Präsidentin den Ausschlag (sog. Stichentscheid des Vorsitzenden). Die Aktionäre können beschliessen, dieses «Privileg» aufzuheben; in diesem Fall muss dieser Beschluss in den Statuten der Gesellschaft festgehalten werden.

6.4. Zirkularbeschluss des Verwaltungsrats

Verwaltungsratsmitglieder müssen manchmal schnell eine Entscheidung treffen. Bei gewissen Entscheidungen handelt es sich in manchen Fällen um eine im Wesentlichen formale Angelegenheit, die bereits diskutiert wurde (zum Beispiel, die formelle Genehmigung des Anstellungsvertrags eines Mitglieds der Geschäftsleitung, nachdem die Anstellungsbedingungen bereits in einer Sitzung besprochen wurden). In solchen Situationen kann die Einberufung einer formellen Sitzung (in der Regel unter Einhaltung einer Frist und in schriftlicher Form) mühsam – wenn nicht völlig unpraktikabel – sein. Aus diesem Grund erlaubt das Gesetz den Verwaltungsratsmitgliedern, ihre Entscheidungen schriftlich zu treffen, was als Zirkularbeschluss bezeichnet wird.

Schriftliche Beschlüsse sind jedoch nicht gültig, wenn ein Mitglied des Verwaltungsrats Beratungen verlangt. Das neue Aktienrecht, das voraussichtlich Anfang 2023 in Kraft treten wird, sieht vor, dass der Verwaltungsrat Zirkularbeschlüsse rein elektronisch (d.h. ohne «Handunterschrift» und sogar ohne qualifizierte elektronische Signatur eSignature, zum Beispiel per E-Mail, SMS / WhatsApp oder DocuSign) fassen darf. Dies spiegelt eine Praxis wider, die in vielen Gesellschaften bereits weit verbreitet ist.

7. Zeichnungsberechtigung: Einzelunterschrift vs Kollektivunterschrift

Die Zeichnungsberechtigung bezieht sich auf die Anzahl der Personen, die ein bestimmtes Dokument (zum Beispiel einen Kreditvertrag mit einer Bank) unterzeichnen müssen, um die Gesellschaft in Ihren Geschäften mit Dritten zu vertreten.

In der Regel sind alle Verwaltungsratsmitglieder sowie Geschäftsführungsmitglieder zeichnungsberechtigt und zur Vertretung der Gesellschaft befugt (siehe unten «Wer kann bzw. muss die Gesellschaft vertreten?»). Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten:

Entweder gibt es eine kollektive Zeichnungsberechtigung zu zweien, und zwei Mitglieder des Verwaltungsrats (oder der Geschäftsleitung) müssen unterschreiben, um die Gesellschaft zu verpflichten

oder es gibt eine Einzelzeichnungsberechtigung, und ein Mitglied des Verwaltungsrats (oder der Geschäftsleitung) kann allein unterschreiben.

In der Praxis ist die kollektive Zeichnungsberechtigung zweier Personen in den meisten Gesellschaften zu einem Standard für gute Unternehmensführung geworden. Die Zeichnungsberechtigung jedes Verwaltungsratsmitglieds muss in das Handelsregister eingetragen werden (siehe unten «Welche Dokumente brauche ich, um ein neues Verwaltungsratsmitglied beim Handelsregister anzumelden?»).

8. Wer kann bzw. muss die Gesellschaft vertreten?

Der Verwaltungsrat kann die Vertretung einem oder mehreren Mitgliedern (Delegierte) oder Dritten (zum Beispiel Direktoren) übertragen. Mindestens ein Mitglied des Verwaltungsrates muss zur Vertretung befugt sein. Die Gesellschaft muss durch mindestens eine Person vertreten werden können, die Wohnsitz in der Schweiz hat. Diese Person kann Mitglied des Verwaltungsrates oder Direktor sein.

9. Verwaltungsrat in der Schweiz: Wahl und Organisation

9.1. Wer wählt den Verwaltungsrat?

Die Aktionäre bzw. die Generalversammlung sind für die Wahl der Mitglieder des Verwaltungsrats zuständig. In der Praxis können die Verwaltungsratsmitglieder gemeinsam gewählt werden, aber es ist zunehmend üblich, jedes Verwaltungsratsmitglied einzeln zu wählen. Das neue Aktienrecht, das voraussichtlich Anfang 2023 in Kraft treten wird, sieht die Einzelwahl als Regelfall vor.

Die Generalversammlung wählt die Verwaltungsratsmitglieder mit der absoluten Mehrheit der vertretenen Stimmen, es sei denn, die Statuten und/oder sehen eine höhere Mehrheit vor (zum Beispiel zwei Drittel der Stimmen). Die Wahl durch die Generalversammlung muss protokolliert werden.

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9.2. Wie konstituiert sich der Verwaltungsrat?

Im Verwaltungsrat gilt das Prinzip der Selbstorganisation. M.a.W. konstituiert sich der Verwaltungsrat selbst. Aber was bedeutet das konkret? Darunter fallen die Festlegung der Funktion (zum Beispiel Präsident, Vizepräsident, Delegierter) sowie die Regelung der Unterschrift des Verwaltungsrates (zum Beispiel Einzelunterschrift, Kollektivunterschrift zu zweien, siehe oben). Der einzige Vorbehalt von Grundsatz der Selbstorganisation ist, dass die Statuten bestimmen können, dass der Präsident oder die Präsidentin durch die Generalversammlung gewählt wird. Die Konstituierung erfolgt in der Regel in der ersten Verwaltungsratssitzung nach der Wahl.

9.3. Entschädigung des Verwaltungsrats

Das Gesetz enthält keine Bestimmungen über die Vergütung von Verwaltungsratsmitgliedern in nicht kotierten Gesellschaften (in kotierten Gesellschaften müssen die Aktionäre die Vergütung genehmigen). Theoretisch können Mitglieder des Verwaltungsrates unentgeltlich arbeiten (im Gegensatz zu den Angestellten der Gesellschaft, für die das Arbeitsrecht eine Vergütung vorschreibt). Dies kann in der Praxis sogar der Fall sein, wenn einem Verwaltungsratsmitglied die Geschäftsführung delegiert wurde und/oder Führungsaufgaben wahrnimmt, für die es bereits eine Vergütung erhält (zum Beispiel CEO und Verwaltungsratsmitglied), oder in Familienunternehmen, in denen traditionell alle Aktionäre im Verwaltungsrat vertreten sind.

In der überwiegenden Mehrheit der Fälle vergütet die Gesellschaft jedoch ihre Verwaltungsratsmitglieder, und diese Vergütung ist grundsätzlich sozialversicherungspflichtig. In Start-ups ist es üblich, eine geringe oder gar keine finanzielle Vergütung vorzusehen und die Verwaltungsratsmitglieder mit Optionen oder Aktien im Rahmen eines Beteiligungsplans zu entlohnen.

10. Welche Dokumente brauche ich, um ein neues Verwaltungsratsmitglied beim Handelsregister anzumelden?

Die Verwaltungsratsmitglieder müssen im Handelsregister eingetragen sein. In diesem Beitrag haben wir die oben erwähnte Frage ausführlich beantwortet.

11. Welche Dokumente brauche ich, um einen Beschluss des Verwaltungsrats festzuhalten?

Das Gesetz sieht vor, dass die Beratungen und Beschlüsse des Verwaltungsrats in einem schriftlichen Protokoll festgehalten werden müssen. In diesem Beitrag stellen wir die entsprechenden Dokumente vor.

12. Vorlagen für den Verwaltungsrat

12.1. Verwaltungsrat Vorlagen auf Deutsch

12.1.1. Verwaltungsrat Vorlagen für die Wahlen (auf Deutsch)

12.1.2. Verwaltungsrat Vorlagen für die Beschlüsse (auf Deutsch)

12.2. Verwaltungsrat Vorlagen auf Englisch

12.2.1. Verwaltungsrat Vorlagen für die Wahlen (auf Englisch)

12.2.2. Verwaltungsrat Vorlagen für die Beschlüsse (auf Englisch)

Transfer of Registered Shares: Resolution of The Board of Directors

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Resolution by Written Consent of the Board of Directors

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Minutes of the Meeting and Resolutions of the Board of Directors (BoD)

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Resolution of the Board of Directors for Convening the Ordinary Shareholders' Meeting

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Tobias Güntensperger
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Alles rund ums Thema Verwaltungsrat

INHALTSVERZEICHNIS

1. Verwaltungsrat: was ist das?

2. Was ist der Unterschied zwischen Verwaltungsrat und Aufsichtsrat?

3. Warum braucht man einen Verwaltungsrat?

4. Verwaltungsrat Rechte und Pflichten

4.1. Oberste Geschäftsleitung

4.2. Delegation und Geschäftsführung

4.3. Sorgfaltspflicht und Treuepflicht

5. Wer kann Verwaltungsrat werden?

5.1. Nur natürliche Personen

5.2. Verwaltungsrat und CEO

5.3. Gibt es fachliche Anforderungen?

5.4. Nationalität und Wohnsitz

5.5. Wie viele Verwaltungsräte braucht eine Aktiengesellschaft?

6. Beschlüsse des Verwaltungsrats

6.1. Wann ist der Verwaltungsrat beschlussfähig?

6.2. Mehrheitserfordernisse

6.3. Stichentscheid des Präsidenten

6.4. Zirkularbeschluss des Verwaltungsrats

7. Zeichnungsberechtigung: Einzelunterschrift vs Kollektivunterschrift

8. Wer kann bzw. muss die Gesellschaft vertreten?

9. Verwaltungsrat in der Schweiz: Wahl und Organisation

9.1. Wer wählt den Verwaltungsrat?

9.2. Wie konstituiert sich der Verwaltungsrat?

9.3. Entschädigung des Verwaltungsrats

10. Welche Dokumente brauche ich, um ein neues Verwaltungsratsmitglied beim Handelsregister anzumelden?

11. Welche Dokumente brauche ich, um einen Beschluss des Verwaltungsrats festzuhalten?

12. Vorlagen für den Verwaltungsrat

12.1. Verwaltungsrat Vorlagen auf Deutsch

12.1.1. Verwaltungsrat Vorlagen für die Wahlen (auf Deutsch)

Wahl neuer Verwaltungsratsmitglieder: Anmeldung beim Handelsregister

Wahl neuer Verwaltungsratsmitglieder: Protokoll der Generalversammlung

Wahl neuer Verwaltungsratsmitglieder: Wahlannahmeerklärung

12.1.2. Verwaltungsrat Vorlagen für die Beschlüsse (auf Deutsch)

Zession von Namenaktien: Beschluss des Verwaltungsrats

Zirkularbeschluss des Verwaltungsrats

Sitzungsprotokoll und Beschlüsse des Verwaltungsrats

Verwaltungsratsbeschluss betreffend die Einberufung der ordentlichen Generalversammlung

12.2. Verwaltungsrat Vorlagen auf Englisch

12.2.1. Verwaltungsrat Vorlagen für die Wahlen (auf Englisch)

Election of New Board Members: Registration with Commercial Register

Election of New Board Members: Minutes of the Shareholders' Meeting

Election of New Board Members: Declaration of Acceptance

12.2.2. Verwaltungsrat Vorlagen für die Beschlüsse (auf Englisch)

Transfer of Registered Shares: Resolution of The Board of Directors

Resolution by Written Consent of the Board of Directors

Minutes of the Meeting and Resolutions of the Board of Directors (BoD)

Resolution of the Board of Directors for Convening the Ordinary Shareholders' Meeting

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