Was ist Vertragsmanagement?

Verträge bilden die Grundlage aller betriebswirtschaftlichen Vorgänge. Damit sie rechtssicher und nicht anfechtbar sind, müssen sie unbedingt juristisch einwandfrei verfasst sein. Hierfür ist ein optimales Vertragsmanagement die nötige Voraussetzung.

Möchten Sie gerne selbst einen rechtssicheren Vertrag erstellen? Das ist ganz einfach!

1. Was bedeutet Vertragsmanagement? Eine Definition

Laut Definition umfasst das Vertragsmanagement die juristisch einwandfreie Steuerung aller Vorgänge bei der Erstellung eines Vertrages. Das beinhaltet zum Beispiel diese Aspekte:

Das Vertragsmanagement betrifft aber nicht nur die Ausarbeitung neuer Vertragswerke. Es umfasst auch, bestehende juristische Dokumente oder Verträge regelmässig auf ihre Aktualität zu prüfen und im Falle von Gesetzesänderungen sachkundig anzupassen.

2. Innovation im Vertragsmanagement: LegalTech

In den vergangenen Jahren wurde das Vertragsmanagement dank der voranschreitenden Digitalisierung stark modernisiert und automatisiert. Hierbei ist ein neuer Begriff entstanden: LegalTech. Zu den führenden LegalTech-Tools gehört zum Beispiel die Software von Approovd. Wir sagen Ihnen am Beispiel der Vertragsatomatisierung, welche Vorteile Legal-Tech mit sich bringt.

2.1. Was ist LegalTech? Eine Definition.

Allgemeinhin ist LegalTech die Abkürzung für Legal Technology, also einer IT-gestützten Technik, mit der sich juristische Arbeitsprozesse digital steuern und teilweise oder ganz automatisieren lassen. LegalTech-Anwendungen helfen, das Vertragsmanagement oder mit dem Vertragsmanagement eng verknüpfte Prozesse effizienter und günstiger zu steuern.

Anwendungsbeispiele gibt es bereits aus den folgenden Bereichen:

Digitales Vertragsmanagement
Künstliche Intelligenz bei Dokumentenerstellung
Online-Datenbanken
Dokumentenanalyse
Kollaborationsplattformen, die Juristen untereinander oder mit Mandanten vernetzen
Rechnungswesen

2.2. LegalTech Vorreiter: Die Vertragsautomatisierung

Generell ist das Gebiet der Legal Technology noch sehr jung, aber geprägt von einer enormen Innovationsdichte. Es ist daher absehbar, dass LegalTech-Tools die juristische Arbeit schon in naher Zukunft in allen erdenklichen juristischen Bereichen immens vereinfachen werden.

Während sich derzeit jedoch noch so manche Anwendung in der Entwicklungsphase befindet, lässt sich das Vertragsmanagement allerdings schon heute hochzuverlässig digital steuern und gehört somit zu den voll ausgereiften LegalTech Anwendungen. Software-Lösungen wie die von Approovd ermöglichen es selbst Nicht-Juristen, sehr einfach und mit geringstem Aufwand rechtssichere Verträge zu erstellen. Selbst, wenn es sich dabei um komplexe Vertragswerke handelt.

Die Vertragsautomatisierung lässt sich ganz einfach anhand der Software von Approovd erklären: Anwender müssen im Grunde nichts anderes tun, als sich von der Software Schritt für Schritt durch den Prozess führen zu lassen und dort, wo nötig, nur ein paar Angaben in den dafür vorgesehenen Eingabefeldern machen. Anhand der Antworten generiert die Software automatisch ein individuell auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnittenes Dokument, das juristisch von den besten Schweizer Anwälten geprüft ist und völlig bedenkenlos zum Einsatz kommen kann. Wie das konkret funktioniert? Das stellen wir Ihnen gerne in den folgenden Abschnitten einmal genauer vor.

3. LegalTech-Best-Practice: Welche Prozesse lassen sich in der Vertragsautomatisierung steuern?

Approovd unterstützt zunächst einmal in allen Etappen der automatischen Vertragserstellung:

Erfahren Sie nun, wie einfach Sie das Vertragsmanagement in Ihren Alltag integrieren können.

3.1. Verträge oder Dokumente entwerfen

Dashboard von Approovd - alles was man braucht für ein effizientes Vetragsmanagement

Um Verträge oder Dokumente zu entwerfen, recherchieren Nutzer im ersten Schritt in der Online-Bibliothek von Approovd und wählen aus über 100 Dokumenten das richtige aus. Alle Verträge oder juristischen Dokumente sind in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch abrufbar. Per Eingabe eines Suchbegriffs in die Stichwortsuche finden Anwender mit wenigen Klicks das Dokument, nach dem sie suchen. Ganz egal, ob es um einen Arbeitsvertrag mit der Option auf Homeoffice, um die Datenschutzerklärung für die eigene Unternehmenswebseite oder das Protokoll der ordentlichen Generalversammlung geht.

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Im nächsten Schritt beantwortet der User gezielte Fragen in einem dynamischen, digital gesteuerten Interviewprozess. Auf dieser Basis generiert das Tool automatisch individuelle Textbausteine und fügt diese an den richtigen Stellen in den Vertrag ein. Heraus kommt ein exakt auf das Unternehmen angepasstes Dokument. Im Schnitt dauert die Erstellung eines Dokuments zwischen fünf und zehn Minuten. Mehr ihrer wertvollen Zeit müssen Sie nicht investieren. Auch die Verwaltung einmal erstellter Schriftstücke und Verträge gelingt mühelos. Diese können jederzeit und so oft der Anwender möchte, als Word Dokument oder im PDF-Format erneut heruntergeladen, wiederverwendet oder bei Bedarf auf veränderte Bedingungen angepasst werden.

3.2. Verträge oder Dokumente verhandeln, unterschreiben und verwalten

Eine Vertragsmanagement-Software wie Approovd ermöglicht auch eine reibungslose Teamarbeit. Sie kennen das sicher auch: Häufig sind in die Erstellung eines Vertrages mehrere Parteien involviert und das Dokument durchläuft durch verschiedene Freigabestufen im Unternehmen. Ohne eine Software für das digitale Vertragsmanagement müssen die Schriftstücke den beteiligten Personen zum Beispiel per E-Mail verschickt und zur Verfügung gestellt werden.

Und das zieht häufig eine mehr als unübersichtliche Kommunikation nach sich: Eine Mail nach der anderen füllt den Posteingang. In den Anhängen finden sich viele verschiedene korrigierte oder kommentierte Versionen des ursprünglichen Vertragswerks. Hand aufs Herz: Wie soll die federführende Person hier noch die Übersicht behalten und alles zusammenführen? Das ist praktisch ein Ding der Unmöglichkeit.

3.3. TeamWork von und mit Approovd

Das Feature TeamWork innerhalb Approovd bietet eine massgeschneiderte Lösung. Anwender haben in dem Tool die Möglichkeit, verschiedene Personen in die Erstellung und Bearbeitung eines Rechtsdokuments einzubeziehen. Die Zusammenarbeit findet unabhängig von Zeit und Ort im virtuellen Raum statt. Ganz wichtig: Gearbeitet wird nicht in verschiedenen Versionen eines Dokuments, sondern in ein und demselben digitalen Schriftstück.

Das Prinzip ist denkbar einfach:

Anwender generieren eine Einladung, über die alle Prozessbeteiligte direkt auf das Dokument zugreifen und dieses bearbeiten können. Sie können Löschungen, Ergänzungen vornehmen oder Kommentare hinterlassen.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, nur einen so genannten Read-Only-Link zu erstellen. Dann können eingeladene Personen das Dokument zwar lesen, aber nicht bearbeiten. Der Link kann jederzeit gelöscht werden.

Die Vorteile im Überblick:

Rechtsdokumente können jederzeit durch die richtigen Stellen oder Parteien kontrolliert, überarbeitet oder freigegeben werden.
Dank eines klaren Rollen-Managements erhält jeder Prozessbeteiligte nur die Rechte, die ihm zustehen.
Anwender profitieren von effizienten und übersichtlichen Prozessen, bei denen sie nie den Überblick verlieren. Das steigert die Zufriedenheit aller Beteiligten.
Dokumente können problemlos mit internen und externen Stakeholdern geteilt werden.

3.4. Vertragsunterschrift und Datenschutz

Auch der finale Vertragsabschluss lässt sich mit einer automatisierten Software mit wenigen Klicks managen. Stichwort: Elektronische Vertragsunterschrift, auch eSignatur oder eUnterschrift genannt. Auch innerhalb Approovd lassen sich Dokumente elektronisch unterzeichnen. Mitarbeiter, Kunden und Partner freuen sich somit nicht nur über papierfreie Prozesse ohne Medienbrüche, sondern auch über ein höchst zeitgemässes und effizientes Vertragsmanagement.

Das Feature der elektronischen Vertragsunterschrift hat spätestens seit Ausbruch der Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen. Seitdem befinden sich immer mehr Angestellte im Homeoffice. In Zeiten, in denen die Remote-Arbeit immer stärker dominiert, ist es wichtig, möglichst viele Unternehmensprozesse voll und ganz digital steuern zu können.

Das gilt auch für das Unterschriftenmanagement: Müssen Verträge, die zum Beispiel die Unterschrift mehrerer Parteien erfordern, erst ausgedruckt und per Post an verschiedenste Adressen gesendet werden, zieht wertvolle Zeit ins Land, bis der Rücklauf der Dokumente abgeschlossen ist. Das muss nicht sein. Dank der Möglichkeit zur elektronischen Signatur innerhalb Approovd sind Verträge binnen von Sekunden rechtsgültig unterzeichnet – und das völlig unabhängig von Ort und Zeit am Smartphone oder am Computer. Völlig egal, ob die Empfänger gerade nebenan im Büro oder auf einem anderen Kontinent weilen.

Last but not least: Auch dem Datenschutz ist Rechnung getragen. Alle Verträge, die innerhalb Approovd bearbeitet werden, unterliegen der Vertraulichkeit und Geheimhaltung gemäss des Schweizer Rechts. Dafür verfügen die Anwendungen über technische und organisatorische Sicherheitsrichtlinien und Verfahren zum Schutz von Daten vor Missbrauch sowie Änderung und Vernichtung. Überdies können Pseudonymisierungs- oder Anonymisierungstechniken angewandt werden, um die Daten zu schützen – wiederum automatisch.

4. Wer profitiert von der Vertragsautomatisierung?

Wer einmal mit einem automatisierten Tool für das Vertragsmanagement wie Approovd gearbeitet hat, wird dieses in seinem Alltag nicht mehr missen wollen. Mit der smarten Technik lassen sich alle Schritte des Vertragsmanagements zuverlässig steuern – von der Erstellung eines offiziellen Dokuments über die Abstimmung mit den beteiligten Parteien direkt im System bis hin zur elektronischen Unterschrift.

Und das auf einfachste : Das Prinzip von Approovd ist an das Streaming-Modell aus der Musikindustrie angelehnt. User finden auf einer einheitlichen Plattform einen Vertrag, füllen ihn direkt online aus, individualisieren ihn und laden dann das fertige Dokument herunter. Fachkenntnisse sind nicht vonnöten.

Die Vorzüge einer automatisierten Vertragsmanagement Lösung wie Approovd noch einmal im Überblick:

Garantierte Rechtssicherheit: Alle Verträge sind durch Top-Anwälte auf juristische Sachverhalte und auf Vollständigkeit geprüft.
Sämtliche Verträge und Dokumente erfüllen somit jederzeit die höchsten Praxisstandards.
Das Vertragsmanagement kann vollständig auf elektronischem Weg abgewickelt und in Teilen automatisiert werden, analoge Aktenordner verschwinden aus dem Arbeitsalltag.
Effiziente voll- oder teilautomatische Prozesse bei der Ausarbeitung von Verträgen und Dokumenten.
Es gibt kein unnötiges hin und her zwischen Parteien - alles lässt sich sauber an einem Ort abwickeln: von der Verhandlungsphase bis zur Unterschrift.
Maximale Transparenz: Anwender können jederzeit nachverfolgen, wer innerhalb eines Dokumentes etwas verändert hat und wann.
Alle Beteiligten arbeiten immer innerhalb ein und derselben Version.
Die Verträge können in der eigenen Corporate Identity designt werden.
Dank dieser Technologie sparen sich Anwender wertvolle Zeit, die sie in wichtigere Aufgaben. investieren können. Das schmälert nicht nur den Aufwand, sondern auch die entstehenden Kosten.

Gerade KMU und junge Unternehmen profitieren von der Vertragsautomatisierung. Diese Betriebe verfügen oft nicht über das nötige Budget, um für das Ausarbeiten oder Anpassen von Verträgen einen Hausjuristen zu beschäftigen oder den Auftrag einem Anwaltsbüro zu geben. Stattdessen nehmen oft die eigenen Mitarbeiter innerhalb der verschiedenen Fachabteilungen die Ausgestaltung der Verträge nach bestem Wissen und Gewissen auf eigene Faust vor. Oder sie recherchieren im Internet nach kostenlosen Vorlagen.

So wollen auf diese Weise ihr Budget schonen und die Prozessgeschwindigkeit beschleunigen. Doch das Gegenteil ist oftmals der Fall. Denn bei der selbstbestimmten Anpassung von Dokumenten unterlaufen oft Fehler. Hinzu kommt: Häufig ist auch die Qualität der im Internet gefundenen Dokumente nicht als optimal zu bewerten – viele von ihnen sind veraltet und berücksichtigen die aktuelle Rechtsprechung nicht.

Doch schon kleinste Ungenauigkeiten in offiziellen Dokumenten oder Verträgen können erhebliche rechtliche Fallstricke nach sich ziehen, die im schlimmsten Fall in komplizierten Gerichtsverfahren oder teuren Vergleichen enden. Diese Gefahr nimmt stetig zu. Denn Gesetze und Verordnungen verändern sich gerade in der Schweiz unablässig und immer schneller. Umso wichtiger ist gerade im Vertragsmanagement ein juristisch unbedenkliches Vorgehen.

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5. Folgen eines ineffizienten Vertragsamanagements

Und auch selbst wenn ein solches Worst-Case-Szenario ausbleibt, ist ein handgemachter Prozess meist inneffizient, weil er viele Diskussionen und Abstimmungen nach sich zieht. Das Ganze wirkt sich in der Regel spürbar auf die Gesamtbilanz eines Geschäftsabschlusses aus. Laut der Harvard Business Review schätzen Experten, dass ein ineffizientes Vertragsmanagement dazu führt, dass Unternehmen bis zu 40 Prozent des Wertes eines Geschäftsabschlusses verlieren.

Umso mehr ist die Zeit reif für die Einführung innovativer, kostenschonender, effizienter und rechtlich wasserdichter Prozesse im Vertragswesen. Die Technologie von Approovd hilft Betrieben nicht nur dabei, zeitliche Hürden beim Verhandeln von Verträgen zu überwinden und diese zu einem fairen Preis juristisch einwandfrei zu gestalten. Damit wäre eigentlich nur noch eine Frage offen: Wann automatisieren Sie Ihr Vertragsmanagement?

6. FAZIT: Nach SMART TV und Smartphones, ist die Zeit reif für smartes Dokumentenmanagement

Wir alle erleben in den verschiedensten Bereichen unseres täglichen Lebens, dass smarte Anwendungen Vieles leichter machen. Am Frühstückstisch bestellen wir per App ein Buch, das abends geliefert wird. Auf dem Weg zur Arbeit erledigen wir mit ein paar Fingertipps Bankgeschäfte auf unserem Smartphone und abends informiert uns dasselbe Gerät per Push-Benachrichtigung, dass der Traum-Partner nur noch einen Swipe entfernt ist. Alles geht unkompliziert und auf der Stelle.

Zeitgleich konnten wir in den vergangenen Jahren zum Beispiel auch beobachten, dass Fernsehen und Computer langsam zu einem Gerät verschmelzen. Dank SmartTV rufen wir über das TV-Gerät Apps für das Streaming von Videos, TV-Inhalten, Filmen, eigenen Bildern und Musik auf, surfen auf den grossen und gestochen scharfen Bildschirmen im Internet oder nutzen die Screens für Videokonferenzen.

6.1. Digitaler Stillstand im juristischen Bereich

Während der Digitalisierungsgrad in den meisten privaten und beruflichen Sektoren inzwischen immens vorangeschritten ist, eine hohe Akzeptanz geniesst und immer mehr Raum erobert, herrscht im juristischen Bereich nicht nur lange digitaler Stillstand. Erste LegalTech-Anwendungen wurden von Experten auch eher skeptisch beäugt.

Der Berufsrechtsbarometer des Soldan Instituts lieferte im Jahr 2017 dafür auch den Grund. 46 Prozent der Befragten dachten, dass LegalTech-Anwendungen Rechtsanwälte aus dem bislang typischen Anwaltsgeschäft verdrängen könnten. Die Skepsis war jedoch vor allem darin begründet, dass sich viele mit den genauen Anwendungsmöglichkeiten entsprechender Software-Angebote für den juristischen Arbeitsprozess nicht sonderlich gut auskannten: Jeder dritte Teilnehmer gab an, sich mit Legal Tech noch nicht näher befasst zu haben.

Mit den Jahren ist die Akzeptanz aber spürbar gestiegen. Nach der Revolution der Smartphones und SMART-TV’s ist im juristischen Bereich die Zeit reif für das smarte Dokumenten- und Vertragsmanagement.

6.2. Digitales Vertragsmanagement für KMU bis zum global agierenden Grosskonzern

Dieses entlastet Unternehmen jeder Grösse spürbar: Erstellen Sie mit Leichtigkeit erstklassige Verträge und juristisch einwandfreie Dokumente und behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Inhalte und Kosten. Rufen Sie sie ab, wann Sie wollen und passen Sie sie jederzeit so an, wie Sie es brauchen. Sie bestimmen, welche Textkomponenten in welcher Reihenfolge kombiniert werden und was sie beinhalten sollen. Sind Änderungen erforderlich, können Sie Ihre Verträge jederzeit erneut abrufen, Aktualisierungen vornehmen, anschliessend mit wenigen Klicks das Vertrags-Update versenden und von allen Vertragsparteien elektronisch unterschreiben lassen. Einfacher, schneller und effizienter geht’s nicht.

Auch die Arbeit im Team ist ein Kinderspiel. Nicht nur, weil immer im gleichen Dokument gearbeitet wird. Ausserdem lassen sich mit wenigen Klicks auch individuelle Berechtigungsstufen für alle Beteiligten festlegen, sodass Team-Mitglieder nur die Passagen anpassen können, die innerhalb ihrer Entscheidungsbefugnisse liegen. Automatisieren und beschleunigen Sie so Verhandlungs- und Unterzeichnungsprozesse und gewährleisten Sie jederzeit die volle Compliance.

6.3. Vorteile einer Cloud-Lösung

Dabei können Sie sich zu jedem Zeitpunkt voll und ganz auf die Sicherheit Ihrer Daten verlassen, die sich sich Schweizer Cloud befinden. Für Sie ist das nicht nur ein Plus in puncto Datenschutz und IT-Sicherheit. Für Sie bedeutet ein webbasierte Lösung auch, dass Sie auf die zeitaufwändige Installation und anschliessende Wartung einer zusätzlichen Software auf Ihren lokalen Servern verzichten können.

Die Cloud-Technologie von Approovd verschlingt also weder Ihren teuren lokalen Speicherplatz, noch beeinträchtigt sie die IT-Ressourcen Ihres Unternehmens. Mit einem Wort: Wir bieten Ihnen kostengünstig eine massgeschneiderte unkomplizierte und schnell verfügbare Technologie, die Sie für ein zeitgemässes Vertragsmanagement benötigen.

Sie wollen mehr erfahren? Dann laden wir Sie zum kostenlosen Live-Testing ein oder beraten Sie gerne direkt. Nehmen Sie noch heute Kontakt auf. Wir freuen uns darauf, Sie bei Approovd willkommen zu heissen.

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Tobias Güntensperger
Ihr Berater