Qu'est-ce que la gestion des contrats?

Les contrats constituent la base de toutes les transactions commerciales. Dans ces documents, au moins deux parties expriment leur volonté : par exemple, sur la façon dont ils souhaitent collaborer, sur les services qui seront fournis et sur la manière dont ils seront rémunérés. Les conséquences en cas d’inexécution sont également réglées contractuellement – tout comme une multitude d’autres détails.

Les contrats sont donc souvent des documents complexes et très longs. Afin qu’ils soient juridiquement sûrs et ne puissent être contestés, ils doivent être rédigés de manière juridiquement irréprochable. Une gestion optimale des contrats est la condition préalable nécessaire à cet effet. La gestion des contrats est également appelée Contract Lifecycle Management (CLM).

Mais que signifie exactement ce terme ? Nous répondrons à cette question ci-après en utilisant le logiciel Approovd comme exemple, afin de montrer que la gestion de vos contrats peut être automatisée de manière simple, rapide et peu coûteuse.

1. Qu'est-ce que la gestion des contrats ?

Par définition, la gestion des contrats implique une gestion juridiquement irréprochable de tous les processus impliqués dans la création d’un contrat. Cela comprend, à titre illustratif, les aspects suivants :

Cependant, la gestion des contrats ne concerne pas seulement la rédaction de nouveaux contrats. Il s’agit également de la révision régulière de tous les documents juridiques et/ou des contrats existants afin de s’assurer qu’ils sont à jour. En cas de changement de la loi, lesdits documents et contrats doivent alors être revus et adaptés.

2. Innovation dans la gestion des contrats : LegalTech

Ces dernières années, la gestion des contrats a été considérablement modernisée et automatisée grâce aux progrès de la digitalisation. Un nouveau terme est apparu pour désigner ces innovations : LegalTech. Dans les paragraphes suivants nous vous parlerons des avantages de la LegalTech en prenant comme exemple l’automatisation de contrats.

2.1. Qu'est-ce que la LegalTech ? Une définition.

De manière générale, LegalTech est l’abréviation de Legal Technology, c’est-à-dire une technologie assistée par ordinateur permettant de contrôler digitalement et d’automatiser partiellement ou totalement les processus de travail juridiques. Les applications LegalTech permettent de contrôler la gestion des contrats ou des processus étroitement liés à la gestion des contrats de manière plus efficace et plus rentable.

De nombreuses applications existent déjà dans les domaines suivants :

Gestion digitale des contrats
Intelligence artificielle pour la création de documents
Bases de données en ligne
Analyse des documents
Comptabilité
Des plateformes de collaboration qui mettent en relation les avocats entre eux ou avec leurs clients

2.2. Pionnière de la LegalTech : l’automatisation des contrats

En général, le domaine de la technologie juridique est encore très jeune, mais il se caractérise par une énorme densité d’innovation. Il est donc prévisible que les outils de LegalTech simplifieront immensément le travail juridique dans tous les domaines juridiques imaginables dans un avenir proche.

Toutefois, alors que de nombreuses applications sont encore en phase de développement, la gestion des contrats digitaux est un exemple de technologie ayant atteint sa pleine maturité. Les solutions logicielles telles que celles d’Approovd permettent même aux non-juristes de créer des contrats conformes à la loi très facilement et avec un minimum d’efforts. Même lorsqu’il s’agit de contrats complexes.

L’automatisation des contrats peut s’expliquer tout simplement en utilisant le logiciel d’Approovd : En principe, les utilisateurs laissent le logiciel les guider pas à pas tout au long d’un questionnaire dynamique. Sur la base des réponses fournies, le logiciel génère automatiquement un document adapté aux besoins individuels de l’utilisateur. Ledit document est prêt à l’emploi : il a déjà été examiné et approuvé par les meilleurs avocats suisses. Comment cela fonctionne-t-il concrètement ? Nous aimerions vous présenter cela plus en détail dans les chapitres suivants.

3. Les bonnes pratiques de la LegalTech : quels processus peuvent être facilités par l'automatisation des contrats ?

Approovd intervient à toutes les étapes de la création automatique de contrats :

Découvrez dès maintenant combien il est facile d’intégrer la gestion des contrats dans votre vie quotidienne.

3.1. Élaboration de contrats e/ou de documents

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Pour rédiger des contrats ou des documents, les utilisateurs doivent d'abord effectuer une recherche dans la bibliothèque en ligne d'Approovd et choisir le bon modèle parmi plus de 100 documents. Tous les contrats et documents juridiques sont disponibles en allemand, anglais et français. En utilisant la recherche par mot-clé, les utilisateurs peuvent accéder au modèle de leur choix en quelques clics seulement. Peu importe qu'il s'agisse d'un contrat de travail avec option de bureau à domicile, de la politique de confidentialité du site web d'une entreprise ou du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle.

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Lors de l'étape suivante, l'utilisateur répond à des questions spécifiques dans le cadre d'un interview dynamique en ligne. Sur cette base, l'outil génère automatiquement des blocs de texte individuels et les insère aux bons endroits dans le contrat. Le résultat est un document qui est précisément adapté au besoin de l'entreprise. En moyenne, la création d'un document prend entre cinq et dix minutes. Une fois les documents et contrats créées, leur gestion se fait également sans effort. Ceux-ci peuvent être téléchargés à nouveau à tout moment et aussi souvent que l'utilisateur le souhaite, sous forme de document Word ou en format PDF, réutilisés ou adaptés selon le besoin.

3.2. Négociation, signature et gestion des contrats et/ou des documents

Les logiciels de gestion des contrats comme Approovd permettent également un travail d’équipe fluide. Vous le savez probablement aussi : souvent, plusieurs parties sont impliquées dans la création d’un contrat et le document passe par différentes étapes d’approbation dans l’entreprise. Sans logiciel de gestion digitale des contrats, les documents doivent être envoyés et mis à la disposition des personnes concernées par courrier électronique, par exemple.

Cela entraîne souvent une communication plus qu’inefficace : un courrier après l’autre remplit la boîte de réception. Les pièces jointes contiennent de nombreuses versions corrigées ou commentées du contrat original. Soyons honnêtes: comment la personne responsable est-elle censée garder une trace de tous les commentaires et modifications et les rassembler de façon cohérente? C’est quasiment impossible.

3.3. TeamWork de et avec Approovd

La fonction TeamWork d’Approovd offre une solution sur mesure. Les utilisateurs ont la possibilité d’impliquer différentes personnes dans la création et l’édition d’un document juridique. La collaboration se déroule dans l’espace virtuel, indépendamment du temps et du lieu. Un point crucial : le travail n’est pas effectué dans différentes versions d’un document, mais dans un seul et même document digital.

Le principe est très simple :

Les utilisateurs génèrent une invitation par laquelle tous les participants au processus peuvent directement accéder au document et le modifier. Ils peuvent faire des suppressions, des ajouts ou laisser des commentaires.
Toutefois, il est également possible de ne créer qu'un lien dit de lecture seule. Les personnes invitées peuvent alors lire le document, mais pas l'éditer. Le lien peut être désactivé à tout moment.

Les avantages en un coup d’oeil:

Les documents juridiques peuvent être contrôlés, révisés ou publiés à tout moment par les organes ou parties appropriés.
Grâce à une gestion claire des rôles, chaque participant au processus ne reçoit que les droits dont il a besoin.
Les utilisateurs bénéficient de processus efficaces et clairs dans lesquels ils ne perdent jamais la vue d'ensemble. Cela augmente la satisfaction de toutes les personnes concernées.
Les documents peuvent être facilement partagés avec les parties prenantes internes et externes.

3.4. Signature du contrat et protection des données

Avec Approovd, la signature du contrat se fait également en quelques clics. Mot-clé : signature électronique de contrat, également appelée eSignature. Les employés, les clients et les partenaires bénéficient ainsi non seulement de processus continus, ininterrompus et sans papier, mais également d’une gestion des contrats très moderne et efficace.

La signature électronique de contrats a gagné en importance, au moins depuis le déclenchement de la pandémie de coronavirus. Depuis, de plus en plus d’employés travaillent depuis chez eux. À une époque où le travail à distance devient de plus en plus la norme, il est important de pouvoir contrôler entièrement et digitalement le plus grand nombre possible de processus de l’entreprise.

Cela vaut également pour la gestion des signatures : si, par exemple, les contrats qui nécessitent la signature de plusieurs parties doivent d’abord être imprimés et envoyés par courrier à différentes adresses, un temps précieux est perdu avant que les documents ne soient renvoyés. Or il existe d’autres façons de faire. Grâce à l’option de signature électronique d’Approovd, les contrats peuvent être légalement signés en quelques secondes – partout et à tout moment.

Dernier point, mais non des moindres : la protection des données est également garantie. Tous les contrats traités au sein d’Approovd sont soumis à la confidentialité conformément au droit suisse. À cette fin, les applications disposent de lignes directrices et de procédures de sécurité techniques et organisationnelles visant à protéger les données contre les abus, ainsi que contre leur modification et leur destruction. En outre, des techniques d’anonymisation peuvent être appliquées pour protéger les données – là encore automatiquement.

4. Qui bénéfie de l'automatisation des contrats

Quiconque a déjà travaillé avec un outil automatisé de gestion des contrats tel qu’Approovd ne voudra plus s’en passer dans sa vie quotidienne. Grâce à la technologie intelligente, toutes les étapes de la gestion des contrats peuvent être contrôlées de manière fiable – de la création d’un document officiel à la signature électronique, en passant par la coordination avec les parties directement impliquées dans le système.

Et tout cela de la manière la plus simple et la plus économique possible : le principe d’Approovd est basé sur le modèle de streaming de l’industrie de la musique. Les utilisateurs trouvent un contrat sur la plate-forme à partir de 19 CHF par document, le remplissent directement en ligne, le personnalisent puis le téléchargent. Ça y est : le document est prêt. Aucune connaissance spécialisée n’est requise.

Voici les avantages d’une solution automatisée de gestion des contrats comme Approovd en un coup d’œil :

Sécurité juridique garantie : tous les contrats sont vérifiés par les meilleurs juristes suisses pour garantir leur conformité à la loi.
Tous les contrats et documents répondent donc à tout moment aux standards les plus élevés.
La gestion des contrats peut se faire entièrement en ligne : dites « aurevoir » aux nombreuses versions des documents échangées par mail
Des processus efficaces entièrement ou partiellement automatisés pour la préparation des contrats et des documents.
Il n'y a pas de va-et-vient inutile entre les parties - tout peut être traité avec soin en un seul endroit : de la phase de négociation à la signature.
Transparence maximale : les utilisateurs peuvent suivre à tout moment qui a modifié quelque chose dans un document et quand.
Tous les participants travaillent toujours dans une seule et même version.
Les contrats peuvent être conçus dans votre propre identité d'entreprise.
Grâce à cette technologie, les utilisateurs gagnent un temps précieux qu'ils peuvent investir dans des tâches plus importantes. Cela réduit non seulement l'effort, mais aussi les coûts encourus.

Les PME et les jeunes entreprises, en particulier, bénéficient de l’automatisation des contrats. Ces entreprises n’ont souvent pas le budget nécessaire pour engager un juriste interne pour rédiger ou adapter les contrats ou pour confier le travail à un cabinet d’avocats. Au lieu de cela, leurs propres employés au sein des différents services rédigent souvent les contrats eux-mêmes, au mieux de leurs connaissances. Ou alors ils font des recherches sur Internet pour trouver des modèles gratuits.

Ils tentent ainsi d’épargner des coûts et d’aller plus vite. Mais c’est souvent le contraire qui se produit. Des erreurs se produisent souvent lors de l’adaptation des documents. En outre, la qualité des documents trouvés sur Internet n’est souvent pas optimale – beaucoup d’entre eux sont obsolètes et ne tiennent pas compte de la jurisprudence actuelle.

Cependant, même les plus petites inexactitudes dans les documents officiels ou les contrats peuvent entraîner des pièges juridiques importants qui, dans le pire des cas, se terminent par des procédures judiciaires compliquées ou des règlements coûteux. Ce danger est en constante augmentation. En effet, les lois et les règlements changent constamment et de plus en plus rapidement, surtout en Suisse. Cela rend d’autant plus importante une approche juridiquement irréprochable de la gestion des contrats.

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5. Conséquences d'une gestion inefficace des contrats

Et même si le pire des scénarios ne se produit pas, un processus artisanal est généralement inefficace car il implique beaucoup de discussions ainsi qu’une perte de temps importante. L’ensemble a généralement un impact notable sur l’équilibre global d’un accord. Selon la Harvard Business Review, les experts estiment qu’une gestion inefficace des contrats fait perdre aux entreprises jusqu’à 40 % de la valeur d’une transaction.

Raison de plus pour que le moment soit venu d’introduire des processus innovants, économiques, efficaces et juridiquement étanches dans la conclusion des transactions. La technologie d’Approovd n’aide pas seulement les entreprises à surmonter les obstacles de temps lors de la négociation des contrats et à les rendre juridiquement étanches à un prix équitable. Il ne reste donc qu’une seule question : Quand allez-vous automatiser la gestion de vos contrats ?

6. CONCLUSION : Après la Smart TV et les smartphones, l'heure est à la gestion intelligente des documents

Dans divers domaines de notre vie quotidienne, les applications intelligentes nous facilitent bien des choses. A la table du petit déjeuner, nous utilisons une application pour commander un livre qui sera livré le soir même. En allant au travail, nous effectuons des transactions bancaires sur notre smartphone et le soir, le même appareil nous informe par notification push que le partenaire de nos rêves est à portée de main. Tout est simple et instantané.

En même temps, nous avons également constaté ces dernières années, par exemple, que la télévision et l’ordinateur fusionnent lentement en un seul appareil. Grâce à la SmartTV, nous utilisons la télévision pour appeler des applications de streaming de vidéos, de contenus télévisuels, de films, de nos propres photos et de notre musique, pour surfer sur Internet sur de grands écrans ou encore pour utiliser les écrans pour des vidéoconférences.

6.1. Stagnation du digital dans le secteur juridique

Alors que le degré de digitalisation a énormément progressé et atteint un niveau d’acceptation élevé dans la plupart des secteurs, le secteur juridique quant à lui stagne. Les premières applications de LegalTech ont même été accueillies avec un certain scepticisme par les experts.

Le baromètre du droit professionnel du Soldan Institute en a également fourni la raison de cette stagnation en 2017. En effet, 46 % des personnes interrogées pensent que les applications de LegalTech pourraient remplacer les avocats de leur activité jusqu’alors typique. Cependant, le scepticisme était principalement dû au fait qu’une grande partie des personnes interrogées n’était pas familière avec les cas d’application exacts. En effet, un participant sur trois a déclaré qu’il n’avait pas encore examiné de plus près la technologie juridique.

Au fil des ans, cependant, l’acceptation a sensiblement augmenté. Après la révolution des smartphones et des téléviseurs SMART, le temps est venu de mettre en place une gestion intelligente des documents et des contrats dans le secteur juridique.

6.2. Gestion digitale des contrats pour les entreprises : des PME jusqu’aux grandes multinationales

La gestion digitale des contrats est bénéfique pour les entreprises de toute taille : créez facilement des contrats de qualité et des documents juridiquement impeccables tout en gardant le contrôle total de votre contenu et de vos coûts. Accédez à vos documents quand et où vous voulez et adaptez-les selon vos besoins. Vous décidez quels éléments de texte sont combinés dans quel ordre et ce qu’ils doivent contenir. Si des modifications sont nécessaires, vous pouvez à tout moment rappeler vos contrats, effectuer des mises à jour, puis envoyer la mise à jour du contrat en quelques clics et la faire signer électroniquement par toutes les parties prenantes. C’est simple, rapide et efficace.

Travailler en équipe devient également un jeu d’enfant et pas seulement parce que les parties travaillent toujours dans le même document. Vous pouvez également définir des niveaux d’autorisation individuels pour toutes les personnes concernées en quelques clics seulement, de sorte que les membres de l’équipe ne peuvent ajuster que les passages qui relèvent de leur pouvoir de décision. Automatiser et accélérer les processus de négociation et de signature et garantir une conformité totale à tout moment.

6.3. Avantages d'une solution cloud

La sécurité de vos données est garantie. Celles-ci sont situées en Suisse. Ce n’est pas seulement un plus en termes de protection des données et de sécurité informatique. Les solutions web signifient également que vous pouvez vous passer de l’installation et de la maintenance ultérieure de logiciels supplémentaires sur vos serveurs locaux, et donc gagnez un temps important.

La technologie d’Approovd ne requiert aucun stockage local, et n’interfère pas avec les ressources informatiques de votre entreprise. En un mot, nous vous offrons la technologie rentable, simple et facilement accessible dont vous avez besoin pour une gestion moderne des contrats.

Vous voulez en savoir plus ? Nous vous invitons alors à un Live Testing gratuit ou vous conseillons directement. Prenez contact avec nous dès aujourd’hui. Nous nous réjouissons de vous accueillir à Approovd.

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Tobias Güntensperger
Votre conseiller