Tout sur les logiciels de gestion des contrats

TABLE DES MATIERES

Envisagez-vous d’utiliser un logiciel de gestion des contrats dans votre entreprise ? Ou voulez-vous simplement vous informer sur ce sujet ? Dans le paragraphe suivant, nous répondons aux questions les plus importantes sur les logiciels de gestion des contrats et nous vous donnons quelques cas d’utilisation basés sur Approovd – le logiciel suisse de gestion des contrats.

1. Logiciel de gestion des contrats : de quoi s'agit-il ?

Dans la pratique, la gestion des contrats est considérée comme le fondement des activités commerciales d’une entreprise et représente donc une tâche à la fois commune à tous les départements et complexe. Elle comprend la supervision des négociations contractuelles entre le client et le fournisseur, la mise en œuvre des contrats et l’apport de modifications aux contrats. Avec la technologie appropriée, toutes ces activités peuvent être gérées par un logiciel. C’est alors que l’on parle d’un logiciel de gestion des contrats.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur la gestion des contrats, nous abordons ce sujet plus en détail ici.

2. Logiciel de gestion des contrats : pourquoi en avez-vous besoin ?

Ces dernières années, la gestion des contrats a été grandement modernisée et automatisée grâce à l’avancée de la digitalisation. Entre-temps, les solutions digitales se sont imposées et de nombreux experts sont d’avis que les logiciels de gestion des contrats représentent l’avenir de la création de contrats et de documents juridiques.

De nombreuses raisons plaident en faveur de l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats :

3. Logiciel de gestion des contrats : à partir de quelle taille d'entreprise est-il judicieux d'en utiliser un ?

L’automatisation de la création de contrats est particulièrement bien adaptée aux PME qui, par rapport aux grands acteurs, ne disposent généralement pas de leurs propres juristes. C’est pourquoi, dans la pratique, elles recourent souvent à des modèles existants, qui sont toutefois de plus en plus vite dépassés. En effet, la densité de la réglementation et la vitesse d’évolution des contrats n’ont jamais été aussi élevées qu’aujourd’hui. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur une utilisation optimale de ces technologies dans votre entreprise.

4. Les exigences d'un logiciel de gestion de contrats

Selon le fournisseur, les exigences pour un démarrage en douceur dans le monde de la gestion digitale des contrats varient.

Avec la solution cloud d’Approovd, par exemple, vous n’avez pas besoin d’espace de stockage ou d’installations. Vous vous connectez à votre tableau de bord et vous êtes prêts à commencer.

Vos données et celles de vos clients sont stockées en toute sécurité dans un cloud suisse compatible avec les exigences FinTech. En un seul clic, vous pouvez accéder à tous vos contrats et projets.

 

Une solution cloud comme Approovd présente d’autres avantages, notamment :

5. Fonctions des logiciels de gestion des contrats

Les logiciels de gestion des contrats offrent de nombreuses fonctions. Pour vous donner un aperçu pratique, nous allons les illustrer avec Approovd.

5.1. Modèles intelligents

Le mélange d’expertise humaine et d’intelligence artificielle a donné naissance à des modèles intelligents (également appelés smart templates en anglais). En moyenne, les utilisateurs répondent à entre 7 et 32 questions par document. Par la suite, un document juridique conforme à la loi est généré.

Les questions légalement pertinentes sont accompagnées d’une petite aide juridique sous la forme d’une “note”. Elle vous informe des solutions adoptées en pratique et des exigences légales. Ainsi, vous vous situez toujours dans le cadre de la loi et pouvez créer des contrats complexes même sans connaissances juridiques.

5.2. Collaboration en matière de documents juridiques

Toute personne qui a été impliquée dans la création d’un document juridique connaît les innombrables versions qu’entraîne le va-et-vient entre les parties impliquées. Avec la fonction TeamWork d’Approovd, vous pouvez faciliter la collaboration sur un document. Les documents juridiques sont partagés au moyen d’un lien, ce qui permet aux parties de collaborer sur une version unique. Cela crée un haut degré de transparence et réduit le temps de création des contrats d’environ 80%.

5.3. Signature électronique

Pour vous permettre de gérer en ligne l’ensemble du processus de création de contrats de A à Z, Approovd vous offre la possibilité de signer légalement les documents que vous créez grâce à sa signature électronique. Ici aussi, l’accent est mis sur l’efficacité, la simplicité et l’expérience utilisateur : il vous faut en moyenne une minute pour signer un document.

6. Logiciel de gestion des contrats pour les entreprises

Les logiciels de gestion des contrats sont souvent considérés comme des outils destinés au service juridique. Toutefois, ils peuvent également être utilisés dans d’autres départements et représentent un bon moyen pour l’employeur de doter les départements d’outils modernes.

6.1. Logiciel de gestion des contrats au sein du département juridique

Aujourd’hui, notre bibliothèque de contrats offre plus de 150 modèles intelligents en 3 langues. Que vos juristes internes aient besoin d’organiser une assemblée générale ou de préparer la politique de confidentialité de votre boutique en ligne, Approovd vous aide avec des modèles actualisés issus de la pratique suisse.

6.2. Logiciel de gestion des contrats au sein du département RH

Du contrat de travail classique au contrat de travail à domicile Approovd vous propose un large choix de modèles sur le thème des RH.

Avec un temps de création moyen de 8 minutes par document, cela libère un temps important pour les professionnels des RH.

6.3. Logiciel de gestion des contrats au sein du département des finances

Votre service financier a besoin d’aide pour préparer les documents nécessaires en raison de la situation sanitaire actuelle ? Approovd peut également vous aider dans ce domaine en vous proposant un large choix de modèles.

6.4. Logiciel de gestion des contrats au sein département Marketing

Votre équipe de marketing peut également bénéficier d’Approovd. Grâce à une sélection de modèles de commerce électronique, vous donnez à vos spécialistes Marketing les outils pour donner à votre boutique en ligne un cadre juridique sûr.

7. Cas d'usage d'un logiciel de gestion de contrats

Vous ne savez toujours pas si un logiciel de gestion des contrats convient à votre entreprise ? Nous vous recommandons de lire les trois cas d’utulisation suivants :

Vous y trouverez de nombreux défis qu’un logiciel de gestion de contrats tel qu’Approovd vous aidera à résoudre.

8. Coûts des logiciels de gestion des contrats

Le coût d’un logiciel de gestion des contrats est très différent et varie en fonction du fournisseur. Avec Approovd, par exemple, vous disposez des options suivantes :

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Tobias Güntenspenger - Sales Manager at Approovd - Swiss Contract Management Software

T: +41 44 700 60 04

Tobias Güntensperger 
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