Gestion automatisée des contrats pour les PME

mars 25, 2021
Magda Fessy

L’ère du digital est une ère de changement permanent et d’innovations plus rapides les unes que les autres. Le Machine Learning, l’intelligence artificielle, l’automatisation, la réalité virtuelle, le big data – une tendance chasse la suivante. Il est parfois difficile d’y conserver une vue d’ensemble. Et surtout dans le secteur des PME, l’incertitude est grande : Qu’est-ce qui va l’emporter, et qu’est-ce qui va s’avérer être un feu de paille ? Notre conseil : misez sur l’automatisation des processus. Dans le domaine de la gestion des contrats, elle ne permet pas seulement d’économiser des coûts. Vous serez également toujours du bon côté d’un point de vue juridique.

Que signifie l'automatisation ? Une définition

L’automatisation est le terme utilisé lorsque des processus récurrents sont confiés à une machine ou à un ordinateur. La technologie intelligente les traite alors de manière totalement ou, en grande partie, indépendante. L’avantage de cette méthode est que les processus sont gérés plus efficacement, avec une qualité constante tout en réduisant les coûts. En effet, une machine peut travailler 24 heures sur 24 et fournit toujours le résultat attendu.

Cependant, les décisionnaires associent traditionnellement le terme d’automatisation à des coûts d’acquisition élevés pour une machine ou un outil qui doivent être amortis sur des années ou des décennies. Pour des domaines tels que la fabrication industrielle, cela peut être vrai.

L'automatisation rentable - oui, elle l'est !

Mais il existe aussi des domaines dans lesquels les processus peuvent être automatisés sans engloutir immédiatement des sommes considérables. Au contraire, les utilisateurs peuvent profiter des nombreux avantages de l’automatisation de manière très rentable. L’automatisation de la gestion des contrats en est un parfait exemple.

Il existe à cet effet des logiciels intelligents tels qu’Approovd, qui permettent même aux non-juristes de créer très facilement un contrat de premier ordre et conforme à la loi. Les utilisateurs n’ont rien d’autre à faire que de laisser le logiciel les guider pas à pas dans la création d’un contrat. Le processus ne nécessite aucune connaissance juridique préalable et s’apparente au modèle de streaming des plateformes musicales : Les utilisateurs trouvent et personnalisent le contrat dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

L’automatisation de la création de contrats est particulièrement bien adaptée aux PME, qui ne disposent généralement pas de leurs propres juristes internes, contrairement aux grands groupes. Dans la pratique, elles se rabattent donc souvent sur des modèles existants, qui sont toutefois de plus en plus obsolètes. En effet, la densité de la réglementation et la vitesse d’évolution des contrats n’ont jamais été aussi élevées qu’aujourd’hui.

Minimiser les sources d'erreur grâce à l'automatisation

Si les PME n’adaptent pas régulièrement leurs modèles de manière professionnelle, elles risquent des défauts juridiques dans leurs contrats. En particulier lorsque les services spécialisés effectuent les mises à jour au mieux de leurs connaissances, le risque d’erreur est élevé – car les pièges juridiques se trouvent souvent dans les détails et sont difficiles à reconnaître pour les non-experts. L’alternative sûre mais coûteuse consiste à demander à un avocat externe de revoir chaque contrat de temps en temps. Mais les budgets généralement serrés des PME ne le permettent souvent pas.

Il est donc évident qu’un degré plus élevé d’automatisation de la gestion des contrats permettrait de résoudre de nombreux problèmes d’un seul coup, notamment dans les petites et moyennes entreprises. Mais ce qui fait souvent obstacle, ce sont les préoccupations de l’entreprise elle-même. Pour de nombreux employés, le mot clé “automatisation” déclenche le sentiment désagréable d’être remplacé par un programme informatique. Mais ces craintes ne sont pas fondées.

Conclusion : L'automatisation dans la gestion des contrats

Au contraire, les utilisateurs tirent un avantage considérable de l’automatisation de la gestion des contrats : ils n’ont pas à se battre pour adapter des documents obsolètes, ce qui est une perte de temps et source d’erreurs, mais grâce aux processus automatiques, ils récupèrent des heures précieuses qu’ils peuvent parfaitement investir dans le développement de leur secteur. Ainsi, une plus grande automatisation de la gestion des contrats est une situation gagnant-gagnant pour toutes les parties : Une meilleure efficacité des coûts, des contrats juridiquement irréprochables et plus de temps pour la réflexion stratégique.

Magda Fessy
Chief Marketing Officer

Approovd

Magda est convaincue des avantages de l’automatisation. Elle s’engage pour que toutes les entreprises de Suisse aient accès au meilleur savoir-faire juridique.

Gestion automatisée des contrats pour les PME

Que signifie l'automatisation ? Une définition

L'automatisation rentable - oui, elle l'est !

Minimiser les sources d'erreur grâce à l'automatisation

Conclusion : L'automatisation dans la gestion des contrats

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