Automatisiertes Vertragsmanagement für KMU's

Entspannter Mann der sich dank der Automatisierung nicht mehr um seine Verträge kümmern muss

Das Digitalzeitalter ist ein Zeitalter der permanenten Veränderung und schnelllebiger digitaler Innovationen. Machine Learning, AI, Robotic Process Automatization, Virtual Reality, Big Data – ein Trend jagt den nächsten. Hier fällt es manchmal schwer, den Überblick zu wahren. Und gerade im Bereich der KMU ist die Unsicherheit gross: Was setzt sich durch, was entpuppt sich als Eintagsfliege? Unser Tipp: Setzen Sie auf die Automatisierung von Prozessen. Im Bereich des Vertragsmanagements hilft sie nicht nur, Kosten zu sparen. Sie stehen auch juristisch immer auf der sicheren Seite. 

Was beudetet Automatisierung? Eine Definition

Von Automatisierung ist immer dann die Rede, wenn wiederkehrende Prozesse an eine Maschine oder einen Computer ausgelagert werden. Die smarte Technik erledigt diese dann vollkommen oder in grossen Teilen selbstständig. Das hat den Vorteil, dass Workflows effizienter, immer in gleichbleibender Qualität und kostenschonend abgearbeitet werden. Denn eine Maschine kann rund um die Uhr arbeiten und liefert immer das erwartete Ergebnis.

Klassisch verbinden Entscheidungsträger mit dem Begriff Automatisierung allerdings hohe Anschaffungskosten für eine Maschine oder ein Tool, die sich über Jahre oder Jahrzehnte hinweg amortisieren müssen. Für Bereiche wie die industrielle Fertigung mag das auch richtig sein.

Kosteneffiziente Automatisierung - und ob!

Doch es gibt auch Bereiche, in denen sich Prozesse automatisieren lassen, ohne dass sie gleich Unsummen verschlingen. Ganz im Gegenteil kommen Anwender hier sogar sehr kosteneffizient in den Genuss der vielfältigen Vorteile der Automatisierung. Ein perfektes Beispiel aus der Praxis ist die Automatisierung des Vertragsmanagements.

Hierfür gibt es smarte Software-Anwendungen wie Approovd, die es auch Nicht-Juristen sehr einfach machen, einen erstklassigen und rechtssicheren Vertrag zu erstellen. Anwender müssen nichts Anderes tun, als sich von der Software Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Vertrages führen zu lassen. Der Prozess setzt keine juristischen Vorkenntnisse voraus und erinnert an das Streaming-Modell von Musikplattformen: Users finden und individualisieren den Vertrag, den sie brauchen, wann sie ihn brauchen.  

Optimal geeignet ist die Automatisierung zur Vertragserstellung insbesondere für KMU, die im Vergleich zu den grossen Playern meist über keinen eigenen Hausjuristen verfügen. Daher greifen sie in der Praxis häufig auf bestehende Templates zurück, die jedoch immer schneller veralten. Denn die Regulierungsdichte und Veränderungsgeschwindigkeit im Vertragswesen war noch nie so hoch wie heute.

Fehlerquellen minimieren dank Automatisierung

Passen KMU ihre Vorlagen nicht regelmässig sachkundig an, riskieren sie juristische Mängel in ihrem Vertragswerk. Gerade, wenn Fachabteilungen nach bestem Wissen und Gewissen Updates vornehmen, ist das Risiko für Fehler gross – denn juristische Fallstricke liegen oft im Detail und sind für Laien nur schwer zu erkennen. Die sichere, aber teure Alternative: Jeder Vertrag wird von Mal zu Mal durch einen externen Juristen geprüft. Doch das lassen die meist eng bemessenen Budgets eines KMU oft nicht zu.

Es liegt also auf der Hand, dass ein höherer Automatisierungsgrad im Vertragsmanagement gerade in mittleren und kleinen Unternehmen auf einen Schlag viele Probleme lösen würde. Was dem allerdings häufig entgegensteht, sind Bedenken aus den eigenen Reihen. Das Stichwort Automatisierung löst bei vielen Arbeitnehmern das unbehagliche Gefühl aus, durch ein Computerprogramm ersetzt zu werden. Doch diese Bedenken sind unbegründet.

Fazit: Automatisierung im Vertragsmanagement

Im Gegenteil profitieren Anwender von der Automatisierung ihres Vertragsmanagements spürbar: Sie müssen sich nicht mit der zeitaufwendigen und fehleranfälligen Anpassung veralteter Dokumente herumschlagen, sondern bekommen dank automatischer Workflows wertvolle Stunden zurück, die sie perfekt in die Weiterentwicklung ihres Bereichs investieren können. Somit ist eine höhere Automatisierung im Vertragsmanagement eine Win-Win-Situation für alle Seiten: Höhere Kosteneffizienz, juristisch einwandfreie Verträge und mehr Zeit für strategische Gedanken.

Magda Fessy
Digital Marketing Director

Approovd

 

Magda ist von den Vorteilen der Automatisierung überzeugt und begeistert sich für das Startup-Universum und das umfangreiche und kreative Feld, das es den Marketern überlässt. Magda hat umfangreiche Erfahrungen im digitalen Marketing in verschiedensten Branchen und in diversen Ländern gesammelt. Diese Kenntnisse gepaart mit viel Leidenschaft haben sie zu Approovd gebracht. Sie kombiniert optimal die virtuelle und reale Welt. 

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