Alles rund ums Thema Generalversammlung

INHALTSVERZEICHNIS

Im folgenden Artikel werden Sie mehr über das Thema Generalversammlung erfahren.  

Wir werden hier die wichtigsten Punkte erläutern. Anschliessend werden Ihnen rechtssichere Vorlagen nach Schweizer Recht in deutscher, englischer und französischer Sprache zur Verfügung gestellt.

1. Generalversammlung: Was ist das und wofür braucht es sie?

1.1. Generalversammlung: Definition

Die Generalversammlung besteht aus den Aktionären einer Aktiengesellschaft und ist für die wichtigsten und grundlegendsten Entscheidungen der Aktiengesellschaft zuständig. Dabei besitzt sie einige vom Gesetz erwähnte Befugnisse, die nicht an den Verwaltungsrat übertragen werden können.  Die in der Praxis relevantesten sind bspw. die Wahl bzw. Abwahl von Verwaltungsratsmitgliedern, die Verwendung des Jahresergebnisses, die Veränderung der Anzahl Aktien (Erhöhung bzw. Herabsetztung des Aktienkapitals) oder die Beschränkung der Übertragbarkeit von Aktien.

1.2. Generalversammlung: Revision

Grundsätzlich sind Gesellschaften verpflichtet, eine Revisionsstelle zu bezeichnen und ihre Jahresrechnung von dieser prüfen zu lassen. Der Revisor gibt dann in einem Bericht eine Empfehlung an die Generalversammlung ab, ob die Jahresrechnung (und die vorgeschlagene Verwendung des Gewinns) angenommen werden soll oder nicht. 

Falls eine Gesellschaft nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat, kann sie bei einem einstimmigen Beschluss durch die Aktionäre auf die Revision verzichten.

Im Gesetz wird zwischen der eingeschränkten Revision (Standardfall) und der umfassenderen, ordentlichen Revision unterschieden. Eine ordentliche Revision ist erforderlich, wenn gewisse Grenzwerte überschritten (Anzahl Mitarbeitenden, Bilanz- und Erfolgsrechnungswerte) werden, und/oder es sich dabei um eine Publikumsgesellschaft handelt. Im Fall einer ordentlichen Revision legt das Gesetz zusätzliche Anforderungen an die Jahresrechnung fest, wie zum Beispiel die Erstellung eines Lageberichts.

Wird eine Revision durchgeführt, so hat dies zweierlei Folgen für die Vorbereitung und die Durchführung der Generalversammlung. Einerseits muss Einsicht in den Revisionsbericht gewährt werden, bzw. ist dieser bereits bei der Einladung beizulegen. Andererseits ist die Anwesenheit eines Revisors bei der Generalversammlung grundsätzlich Pflicht

2. Wann findet die Generalversammlung statt?

Das Gesetz unterscheidet grundsätzlich zwei Arten der Generalversammlung: die ordentliche und die ausserordentliche Generalversammlung.

Die ordentliche Generalversammlung hat zwingend einmal jährlich, innert 6 Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres stattzufinden. 

Bei der ausserordentlichen Generalversammlung handelt es sich hingegen um eine Versammlung, die je nach Bedürfnis einberufen wird. Verhandlungsgegenstand bei der ausserordentlichen Generalversammlung sind im Grundsatz “ad-hoc ” Beschlüsse wie bspw. Kapitalerhöhungen, die Abwahl von Verwaltungsratsmitgliedern oder die Verlegung des Sitzes. Oft wird dabei das Format der Universalversammlung gewählt. Der Vorteil eines solchen Formats ist, dass die Formvorschriften für die Einberufung (siehe unten “Wie erfolgt die Einladung”) nicht eingehalten werden müssen. Bei dieser Form ist jedoch erforderlich, dass die Gesamtheit der Eigentümer sämtlicher Aktien entweder anwesend oder vertreten und – selbstverständlich – dieser zustimmen. 

2.1. Kann die Generalversammlung verschoben werden?

Grundsätzlich sieht das Gesetz vor, dass die Generalversammlung innert einer 6-monatigen Frist nach dem Geschäftsschluss stattfindet. Sieht sich der Veranstalter trotz der Möglichkeiten gemäss Art. 27 COVID-19-Verordnung 3 (bspw. Möglichkeit der virtuellen Durchführung) ausser Stande eine GV durchzuführen, muss er die GV auf einen späteren Zeitpunkt verlegen. Auch wenn in diesem Fall die 6-monatige Frist nicht mehr eingehalten werden kann, ist die Durchführung der Generalversammlung und die gefassten Beschlüsse ausnahmsweise trotzdem rechtsgültig.

2.2. Darf die Generalversammlung online stattfinden?

Der Grundsatz des Aktienrechts besagt, dass eine Generalversammlung an einem bestimmten Ort und Datum stattfinden muss, bspw. Messehalle Oerlikon, 16. Juni 2021, 17:00 – 22:00. Nach diesem Grundsatz würde eine virtuelle oder hybride Durchführung augeschlossen.

Gemäss der Verordnung 3 des Bundesrates über Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus, die bis zum 31. Dezember 2021 in Kraft ist, dürfen jedoch Gesellschaften ihre Generalversammlung virtuell oder schriftlich abhalten, um eine zu grosse Teilnehmerzahl zu vermeiden. Der Bundesrat hat am 27. Oktober 2021 entschieden, dass dies auch im Jahr 2022 gilt.  In diesem Fall muss der Verwaltungsrat die Teilnehmer spätestens 4 Tage vor Abhaltung der Generalversammlung schriftlich informieren. 

Mit der Revision des Aktienrechts, die erwartungsgemäss per 2023 in Kraft tritt, werden solche Anpassungen auch im Gesetz vorzufinden sein, wodurch dem strengen Grundsatz den Rücken gekehrt würde.

Vorerst gilt aber immer noch die Verordnung 3 des Bundesrates über Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus. Eine Generalversammlung online durchzuführen, bspw. mit Zoom, ist also unter Beachtung des zuvor genannten rechtmässig.

3. Generalversammlung vorbereiten und organisieren?

In folgender Grafik haben wir die wichtigsten Etappen, die beim Organisieren einer Generalversammlung zu beachten sind, zusammengefasst.

Die Vorbereitung einer Generalversammlung kann aufwendig sein. Auf folgender Zeitachse sehen Sie, was zu welchem Zeitpunkt gemacht werden muss.

3.1. Wer beruft die Generalversammlung ein?

Die Generalversammlung wird durch den Verwaltungsrat (und in seltenen Fällen durch die Revisionsstelle) einberufen. Der Verwaltungsrat fasst in der Regel einen entsprechenden Beschluss

3.2. Vorbereitung der Generalversammlung

Bevor eine Generalversammlung stattfinden kann, müssen einige Vorbereitungshandlungen erledigt werden. Namentlich sind dies die fristgemässe und formgerechte Einberufung, die Erstellung des Geschäftsberichts sowie allenfalls des Revisionsberichts, zu wessen dem Aktionär Einsicht gewährt werden muss. Zudem müssen ein Ort bzw. ein Lokal sowie ein Datum für die Versammlung ausgewählt werden. 

Bevor zu einer Generalversammlung eingeladen wird, ist zu empfehlen, dass im Vorfeld mit den Aktionären ein möglichst konsensreicher Zeitpunkt der Generalversammlung vereinbart wird.

3.3. Generalversammlung: Wer muss eingeladen werden?

Grundsätzlich sind für eine Generalversammlung die Aktionäre einzuladen. Die Mitglieder des Verwaltungsrates dürfen laut Gesetz teilnehmen. In der Praxis ist dies fast immer der Fall, zumal die Aktionäre die Möglichkeit haben, Fragen an den Verwaltungsrat zu stellen. Falls die Gesellschaft einer Revisionspflicht unterliegt (siehe oben “Revision“), muss der Revisor anwesend sein, es sei denn, die Aktionäre verzichten einstimmig auf seine Anwesenheit. 

3.4. Wie erfolgt die Einladung?

Die Generalversammlung wird spätestens 20 Tage vor dem Versammlungstag einberufen. In der Praxis wird oft von mindestens 21 Tagen gesprochen, um hier der schriftlichen Versandszeit Rechnung zu tragen. Damit Sie die Frist mit Sicherheit nicht verpassen, empfehlen wir, die Sendung der Einladung bereits 30 Tage oder mehr im Voraus vorzunehmen. Die Statuten können längere, nicht aber kürzere Fristen vorsehen. Als Statuten gelten die grundlegenden Normen einer Aktiengesellschaft, wobei zwingende gesetzliche Bestimmungen den rechtlichen Rahmen bilden. 

Es ist die in den Statuten vorgeschriebene Form einzuhalten (bspw. Schriftlichkeit). Vergewissern Sie sich in diesem Sinn, ob ein bestimmtes Format vorgesehen ist. Inhaltlich verlangt das Gesetz, dass die Einberufung die Verhandlungsgegenstände enthält. Als Verhandlungsgegenstand gelten zum Beispiel die Wahlen des Verwaltungsrates. In der Einberufung sind weiter auch die Anträge des Verwaltungsrates und die der Aktionäre bekannt zu geben. Werden Traktanden und Anträge nicht gehörig angekündigt, so darf über diese mit wenigen Ausnahmen nicht Beschluss gefasst werden.

Einzig die Form der Universalversammlung verlangt keine Einhaltung der Vorschriften für die Einberufung einer Generalversammlung

Weiter muss in der Einberufung zwingend darauf hingewiesen werden, dass der Geschäftsbericht (Jahresrechnung, Jahresbericht und evtl. Konzernrechnung) und der Revisionsbericht (falls nicht auf die eingeschränkte Revision verzichtet wurde) während 20 Tagen vor der Generalversammlung am Gesellschaftssitz zur Einsicht offen liegen und dass jeder Aktionär eine Ausfertigung und Zusendung davon verlangen kann. In der Praxis ist es jedoch üblich, dass der Geschäftsbericht und allenfalls der Revisionsbericht dem Aktionär gemeinsam mit der Einladung zur Generalversammlung versandt werden.

Weiter ist es sinnvoll, mit der Einladung zur Generalversammlung auch gleich das Formular zur Übertragung der Vollmacht mitzusenden.

Sparen Sie Zeit und verwenden Sie für die Einladung zur ordentlichen oder ausserordentlichen Generalversammlung unsere Vorlagen

4. Generalversammlung durchführen: Was ist zu beachten?

4.1. Wann ist die Generalversammlung beschlussfähig?

Damit eine Generalversammlung rechtmässig Beschluss fassen kann, ist vor allem auf die frist- und formgerechte Einberufung zu achten. In zweiter Linie können sich spezifische Regelungen im Bezug zu Anwesenheitserfordernissen aus Statuten oder Aktionärsbindungsvertrag ergeben. Wird die Form der Universalversammlung gewählt, so ist besonders darauf zu achten, dass dabei alle Aktionäre bzw. deren Vertreter anwesend und mit der Durchführung der Universalversammlung einverstanden sind. Eine Generalversammlung, die diese Kriterien nicht erfüllt, ist folglich auch nicht beschlussfähig.

Grundsätzlich fasst die Generalversammlung ihre Entscheide mit dem absoluten Mehr der anwesenden Stimmen. Eine Aktie entspricht dabei einer Stimme. Durch die Statuten oder durch das Gesetz, können sich andere sogenannte Quoren ergeben.

Das Gesetz zählt abschliessend wichtige Beschlüsse auf, bei welchen die Beschlussfassung vor verschärfte Anforderungen gestellt wird. Zu diesen zählen, um einige zu nennen, die Änderung des Gesellschaftszwecks, die Übertragbarkeit von Namensaktien, die Einführung von Stimmrechtsaktien, die Einschränkung oder Aufhebung des Bezugsrechts oder die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft. In diesen Fällen werden zwei Drittel der vertretenen Stimmen sowie die absolute Mehrheit der vertretenen Aktiennennwerte verlangt.

4.2.Vertretung von abwesenden Aktionären

Es gibt dabei keine Anwesenheitspflicht. Viel mehr überlässt das Gesetz dem Aktionär, ob dieser selbst teilnehmen, sich vertreten lassen oder sich gar ganz aus der Entscheidungsfindung halten will. Bei der Vertretung stehen dem Aktionär verschiedene Möglichkeiten offen. Diese sind können jedoch von statutarischen Beschränkungen abhängen.
Grundsätzlich kann sich der Aktionär von jedem anderen Aktionär vertreten lassen. Sofern nichts abweichendes durch die Statuten bestimmt wurde, kann sich der Aktionär auch von jedem anderen vertreten lassen, der selbst nicht Aktionär zu sein braucht

Sie können nicht an der nächsten Generalversammlung teilnehmen, wollen aber trotzdem Ihre Stimme abgeben? Benutzen Sie unser kostenloses Formular zur Erteilung einer Vollmacht für die ordentliche Generalversammlung.  

4.3. Beurkundung von bestimmten Beschlüssen: Anwesenheit des Notars

Gewisse Beschlüsse bedürfen der öffentlichen Beurkundung. Dies ist bspw. bei Statutenänderungen, Kapitalerhöhungen, Sitzverlegungen oder Liquidationsbeschlüssen der Fall. Damit diese Beschlüsse rechtmässig sind, muss ein Notar, der die öffentliche Beurkundung vornimmt, bei der entsprechenden Generalversammlung dabei sein.

4.4. Generalversammlung: Protokollführung

Durch das Gesetz wird vorgeschrieben, das während der Generalversammlung Protokoll geführt wird. Darin enthalten sind:

Die Veröffentlichung dieses Protokolls ist nicht an eine gesetzlich vorgeschriebene Frist gebunden. Es ist aber zu empfehlen, dass diese zeitnah nach der Generalversammlung veröffentlicht wird. Es empfiehlt sich dieses Protokoll bereits im Vorfeld vorzubereiten. Verwenden Sie dazu unsere Vorlage, mit der Sie einfach und zeiteffizient Ihr Generalversammlungsprotokoll erstellen können.  

5. Vorbereitung auf einen Blick: Welche Dokumente brauche ich für die Durchführung einer Generalversammlung?

Sie bereiten gerade eine Generalversammlung vor und wissen nicht welche Dokumente sie dafür benötigen? Hier finden sie auf einen Blick sämtliche Dokumente, welche für die Vorbereitung bzw. Durchführung einer Generalversammlung erforderlich sind.

6. Vorlagen für die Generalversammlung

6.1. Generalversammlung Vorlagen auf Deutsch

6.1.1. Generalversammlung Einladung: Vorlagen auf Deutsch

6.1.2. Generalversammlung Protokolle: Vorlagen auf Deutsch

6.1.3. Generalversammlung Vollmacht: Vorlagen auf Deutsch

6.2. Generalversammlung: Vorlagen auf Englisch

6.2.1. Generalversammlung Einladung: Vorlagen auf Englisch

6.2.2. Generalversammlung Protokolle: Vorlagen auf Englisch

6.2.3. Generalversammlung Vollmacht: Vorlagen auf Englisch

6.3. Generalversammlung: Vorlagen auf Französisch

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Tobias Güntenspenger - Sales Manager bei Approovd - Schweizer Vertragsmanagement Software

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