Einladung zur ausserordentlichen Generalversammlung

Im Gegensatz zur jährlichen oder ordentlichen Generalversammlung, die innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erfolgt, findet eine ausserordentliche Generalversammlung während des Geschäftsjahres statt und ist nicht obligatorisch. Sie wird nur dann einberufen, wenn eine Gesellschaft die Zustimmung ihrer Aktionäre zu einem oder mehreren spezifischen Punkten benötigt, wie zum Beispiel bei einer Sitzverlegung oder der Auszahlung einer Zwischendividende. Die Einberufung erfolgt durch den Verwaltungsrat mit einer Einladung, die die Tagesordnung und die abzustimmenden Punkte sowie die Anträge des Verwaltungsrates enthält. Die Aktionäre können nur über die in der Einladung formell festgelegten Punkte gültig abstimmen. Ferner müssen sie mindestens 20 Tage vor der eigentlichen Versammlung die Einladung erhalten. Es ist daher sinnvoll, sicherzustellen, dass die Einladung in vollem Umfang den Form- und Zeitanforderungen entspricht.

In der Regel wird die Generalversammlung in der Schweiz als Präsenzveranstaltung (mit oder ohne virtuelle Teilnahme) durchgeführt. Sie kann aber auch rein virtuell oder im Ausland stattfinden. Dafür ist eine entsprechende Regelung in den Statuten erforderlich. Der Verwaltungsrat hat weiter einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter zu bezeichnen. Im Fall einer virtuellen Versammlung kann er aber darauf verzichten, wenn die Statuten ihn dazu ermächtigen. Im Fall der ausländischen Versammlung sind es die Aktionäre, die darauf verzichten können.

Das Dokument zur Erteilung von Instruktionen an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter kann direkt mit Approovd erstellt werden. Den Link dazu wird in diesem Fall mit der Einladung an die Aktionäre elektronisch versendet.