… Sie bereits über ein Reglement für die Rückerstattung von effektiven Spesen verfügen und ergänzend dazu die Zahlung von Pauschalspesen an leitende Mitarbeitende regeln wollen
… Sie sicherstellen möchten, dass Spesen nur in Übereinstimmung mit den Steuer- und Sozialversicherungsbestimmungen abgerechnet werden (dieses Reglement basiert auf einer Vorlage der Schweizerischen Steuerkonferenz)
… Sie ein Ruling für die steuerliche Behandlung der Pauschalspesen Ihrer Mitarbeitenden beantragen möchten
Grundsätzlich erstatten die Unternehmen die Kosten, die ihren Mitarbeitenden effektiv entstanden sind. Die Rückerstattung erfordert neben einem entsprechenden Spesenreglement auch die Vorlage von Originalbelegen. Da jede Auslage einzeln behandelt und vergütet wird, sind allgemeine Spesen mit einem grossen administrativen Aufwand verbunden. Aus diesem Grund kann die Vergütung von Spesen ergänzend dazu mittels einer fixen monatlichen Entschädigung (sog. Pauschalspesen) erfolgen.
Allerdings steht diese Möglichkeit nur für Mitarbeitende, die eine leitende Funktion ausüben, offen. Leitende Mitarbeitende tätigen in der Regel durch ihre meist repräsentative Funktion vermehrt Ausgaben in Verbindung mit potenziellen oder bestehenden Kunden des Unternehmens, womit der Prozess der Spesenvergütung durch die Pauschalspesen stark vereinfacht wird. Die Pauschalspesen decken alle Kleinausgaben im In- und Ausland, bis CHF 50.
Spezifisch soll die Spesenpauschale so festgesetzt werden, dass sie in etwa den tatsächlichen Ausgaben entspricht. In der Regel beträgt dies zwischen 3 – 5 % des Bruttolohns inkl. Boni. Ein entsprechendes Reglement betreffend die Pauschalspesenvergütung (sog. Zusatz-Spesenreglement) muss zu ihrer Wirksamkeit von der kantonalen Steuerbehörde genehmigt werden.
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