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Alles zur Veranstaltung einer Generalversammlung

Im folgenden Artikel informieren wir Sie über die notwendigen Dokumente für die Vorbereitung, Einberufung und Durchführung einer Generalversammlung.

Wir führen Sie durch alle Dokumente, die in den verschiedenen Etappen einer Generalversammlung notwendig sind und stellen Ihnen die entstprechenden Vorlagen anschliessend zur Verfügung.

Die Generalversammlung soll frist- und formgerecht einberufen und durchgeführt werden. In diesem Artikel fassen wir die wichtigsten Punkte zusammen, die bei der Veranstaltung einer GV zu beachten sind.

Welche Dokumente brauche ich, um eine Generalversammlung vorzubereiten?

1.

Geschäftsbericht und allenfalls Revisionsbericht

Ist der Jahresabschluss erfolgt, so ist die Jahresrechnung, der Jahresbericht und gegebenfalls die Konzernrechnung zu erstellen. Unter gewissen Umständen sind diese von einer Revisionsstelle prüfen zu lassen. Der entsprechende Revisionsbericht ist in diesem Fall ebenfalls einzuholen.

2.

Verwaltungsratsbeschluss betreffend Einberufung der Generalversammlung

Der Verwaltungsrat ist grundsätzlich für die Einberufung der Generalversammlung zuständig. Dieser Beschluss hat unter anderem darüber zu fassen, zu welchem Zeitpunkt und an welchem Ort sowie mit welchen Traktanden und Anträgen die Generalversammlung stattfinden wird. Zu beachten ist die 6-monatige Frist, innerhalb welcher eine Generalversammlung ab Ende Geschäftsjahr stattzufinden hat. Es ist von Vorteil, mit dem Aktionärskreis einen möglichst konsensreichen Termin so früh wie möglich zu vereinbaren.

3.

Einladung zur Generalversammlung

Liegen die zuvor genannten Dokumente bereit, so kann der nächste Schritt, die Zustellung der Einladung zur Generalversammlung, vollzogen werden. Darin enthalten sind unter anderem Traktandenliste und Anträge von Verwaltungsräten bzw. Aktionären sowie Ort, Datum und Zeit der Versammlung. Zu beachten ist hier, das nach geltendem Aktienrecht, die Einladung mind. 20 Tage vor dem Versammlungstag  beim Aktionär eingehen muss. Um auf sicherem Ufer zu sein, empfehlen wir, die Sendung mind. 30 Tage im Voraus vorzunehmen.

4.

Vollmacht für die Vertretung an der Generalversammlung

Ein allgemeines Ziel ist es, dass an den Generalversammlungen möglichst viele Aktionäre von ihrem Stimmrecht Gebrauch machen. Vorallem bei grossen Aktionärskreisen kommt es aber oft vor, dass nicht alle an der Generalversammlung teilnehmen können. Trotzdem wollen Sie auch die Stimmen der nicht anwesenden Aktionären abdecken. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie mit der Einladung auch das Formular betreffend Vollmacht zur Vertretung an der Generalversammlung mitsenden. 

Vermerk zum Format der Generalversammlung in COVID-Zeiten

Kann die Generalversammlung unter den gegebenen Umständen nicht physisch stattfinden, so ist über das entsprechende Veranstaltungsformat (physisch, virtuell oder hybrid) zu informieren. Dies hat spätestens 4 Tage vor Durchführung der GV stattzufinden.

Was muss ich während und nach der Generalversammlung beachten?

1.

Führung eines Protokolls an der Generalversammlung

Während der Durchführung der Generalversammlung ist ein Protokoll zu führen. Darin enthalten sein müssen namentlich die Beschlüsse und die Wahlergebnisse von der Generalversammlung

2.

Publikation des Protokolls nach der Generalversammlung

Die Publikation dieses Protokolls ist an keine gesetzliche Frist gebunden. Wir empfehlen dies jedoch zeitnah nach dem Versammlungstag zu erledigen. Die Publikation wendet sich vor allem an den Aktionärskreis und den Verwaltungsrat.

Generalversammlung : Alles auf einen Blick

Viel Text und trotzdem noch keinen Überblick? Mit der nachfolgenden Grafik will ich es Ihnen nochmals vereinfachen. So erhalten Sie darstellerisch eine Übersicht über die relevanten Dokumente und Fristen ab Ende Geschäftsjahr über die Vorbereitungsphase hinweg bis zur Durchführung am Versammlungstag.

Vorlagen zur Vorbereitung, Einberufung und Durchführung einer Generalversammlung

Damit Sie sich wieder mehr dem Kerngeschäft widmen können, haben wir die wichtigsten Vorlagen für Sie bereits erarbeitet. Diese müssen Sie nur noch ausfüllen und schon ist die mühsame Vorbereitungsarbeit geleistet. Zu diesen Vorlagen zählen:

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Camille Auberson - Chief Legal Officer von Approovd - Schweizer Vertragsmanagement Software

Camille Auberson
Chief Legal Officer
Approovd

Die Rechts-Übersetzungs-Maschine: Camille hat umfassende Berufserfahrung als Anwalt bei Homburger gesammelt, einer führenden Schweizer Wirtschaftskanzlei. Der wachsende Bedarf und das ungenutzte Potenzial für Digitalisierung auf dem Markt für Rechtsdienstleistungen haben ihn davon überzeugt, sich an der Gründung von Approovd zu beteiligen. Bei uns verantwortet Camille als Chief Legal Officer gemeinsam mit seinem Team die Erstellung und die Pflege sämtlicher Vertragsvorlagen.

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