Protokoll der ausserordentlichen Universalversammlung

Im Gegensatz zur jährlichen oder ordentlichen Generalversammlung, die innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erfolgt, findet eine ausserordentliche Generalversammlung während des Geschäftsjahres statt und ist nicht obligatorisch. Sie wird nur dann einberufen, wenn eine Gesellschaft die Zustimmung ihrer Aktionäre zu einem oder mehreren spezifischen Punkten benötigt, wie zum Beispiel bei einer Sitzverlegung oder der Auszahlung einer Zwischendividende. Doch wie bei der ordentlichen Generalversammlung schreibt das Gesetz vor, dass die Beschlüsse, Abstimmungen und Diskussionen in einem Protokoll festgehalten werden müssen.

Wenn sämtliche Aktionäre an der Generalversammlung teilnehmen oder sich vertreten lassen, kann die Versammlung auch ohne Einberufung stattfinden. Insbesondere muss keine Einladungsfrist eingehalten werden. In der Praxis erteilen Aktionäre oft eine Vollmacht an ein Mitglied des Verwaltungsrats oder der Geschäftsleitung, welches dann die Versammlung abhalten wird.