Règlement complémentaire sur les frais forfaitaires

Points clés et modèle

Sur cette page, vous trouverez un aperçu des aspects essentiels d’un règlement complémentaire sur les frais forfaitaires, ainsi que les points les plus importants à considérer lors de sa rédaction. 

Vous y trouverez également un modèle de règlement complémentaire sur les frais forfaitaires conforme au droit suisse.

Ce règlement complémentaire sur les frais forfaitaires convient si…

… vous disposez déjà d’un règlement pour le remboursement des frais effectifs et, en plus de celui-ci, vous souhaitez prévoir le versement de frais forfaitaires aux employés dirigeants

… vous voulez vous assurer que les frais forfaitaires soient versés conformément aux dispositions fiscales et de sécurité sociale (ce règlement se base sur le modèle de la Conférence suisse des impôts)

… vous souhaitez obtenir un ruling concernant le traitement fiscal des frais forfaitaires

Points clés du règlement complémentaire sur les frais forfaitaires

Qu’est-ce qu’un règlement complémentaire sur les frais forfaitaires?

En général, les employeurs remboursent les dépenses effectives de leurs employés. Le remboursement des frais doit alors être effectué conformément au règlement sur le remboursement des frais et nécessite la présentation des reçus originaux. Étant donné que chaque dépense est traitée et remboursée individuellement, le remboursement des frais est administrativement très lourd. C’est pourquoi les frais peuvent être remboursés par une allocation mensuelle fixe (autrement dit des frais forfaitaires).

Toutefois, seuls les employés dirigeants ont le droit de recevoir des frais forfaitaires. Souvent, ces employés, en raison de leur fonction essentiellement représentative, engagent davantage de dépenses en relation avec des clients potentiels ou existants de l’entreprise. Par conséquent, le processus de remboursement des dépenses est considérablement simplifié par l’octroi d’une indemnité forfaitaire. L’indemnité forfaitaire couvre toutes les menues dépenses en Suisse et à l’étranger, jusqu’à concurrence de CHF 50.

Concrètement, l’indemnité forfaitaire doit être fixée de manière à correspondre approximativement aux dépenses effectives. En général, elle se situe entre 3 et 5 % du salaire brut, primes comprises. Pour être valable, le règlement correspondant concernant le versement des frais forfaitaires (dit règlement complémentaire sur les frais) doit être approuvé par l’autorité fiscale cantonale.

Modèle de réglement complémentaire sur les frais forfaitaires

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