Protokoll der ordentlichen Gesellschafterversammlung (GmbH)

Mindestens einmal im Jahr müssen die Gesellschafter von Schweizer Gesellschaften innerhalb von sechs Monaten nach Ende eines Geschäftsjahres zusammenkommen, vor allem um die Jahresrechnung und die Ergebnisse zu genehmigen, die Geschäftsführung und die Revisionsstelle zu wählen sowie die Entschädigung der Geschäftsführung festzusetzen. Die Gesellschafter versammeln sich jährlich zu einer (ordentlichen) Gesellschafterversammlung. Das Gesetz sieht vor, dass die Beschlüsse, Abstimmungen und Diskussionen in einem Protokoll festgehalten werden müssen.

In der Regel wird die Gesellschafterversammlung in der Schweiz als Präsenzveranstaltung (mit oder ohne virtuelle Teilnahme) durchgeführt. Sie kann aber auch rein virtuell oder im Ausland stattfinden. Dafür ist eine entsprechende Regelung in den Statuten erforderlich. Die Geschäftsführung hat weiter einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter zu bezeichnen. Im Fall einer virtuellen Versammlung kann er aber darauf verzichten, wenn die Statuten ihn dazu ermächtigen. Im Fall der ausländischen Versammlung sind es die Gesellschafter, die darauf verzichten können.