Einladung zur ordentlichen Gesellschafterversammlung (GmbH)

Mindestens einmal im Jahr müssen die Gesellschafter von Schweizer GmbH’s innerhalb von sechs Monaten nach Ende eines Geschäftsjahres zusammenkommen, vor allem um die Jahresrechnung und die Ergebnisse zu genehmigen, die Geschäftsführung und die Revisionsstelle zu wählen sowie die Entschädigung der Geschäftsführung festzusetzen. Die Gesellschafter versammeln sich also jährlich zu einer (ordentlichen) Gesellschafterversammlung. Die Einberufung erfolgt durch die Geschäftsführung mit einer Einladung, die die Tagesordnung und die abzustimmenden Punkte sowie die Anträge der Geschäftsführung enthält. Die Gesellschafter können nur über die in der Einladung formell festgelegten Punkte gültig abstimmen. Ferner müssen sie mindestens 20 Tage vor der eigentlichen Versammlung die Einladung erhalten und den Jahresabschluss einsehen können. Die Statuten können eine kürzere Frist vorsehen, welche jedoch 10 Tage nicht unterschreiten darf. Es ist daher sinnvoll, sicherzustellen, dass die Einladung in vollem Umfang den gesetzlichen Form- und Zeitanforderungen entspricht.

In der Regel wird die Gesellschafterversammlung in der Schweiz als Präsenzveranstaltung (mit oder ohne virtuelle Teilnahme) durchgeführt. Sie kann aber auch rein virtuell oder im Ausland stattfinden. Dafür ist eine entsprechende Regelung in den Statuten erforderlich. Die Geschäftsführung hat weiter einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter zu bezeichnen. Im Fall einer virtuellen Versammlung kann sie aber darauf verzichten, wenn die Statuten sie dazu ermächtigen. Im Fall der ausländischen Versammlung sind es die Gesellschafter, die darauf verzichten können.

Das Dokument zur Erteilung von Instruktionen an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter kann direkt mit Approovd erstellt werden. Den Link dazu wird in diesem Fall mit der Einladung an die Gesellschafter elektronisch versendet.